Arkistointisuunnitelma yksityisen sosiaalialan palkkahallintoon

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli arkistointisuunnitelman kehittäminen yksityisen sosiaalialan palkkahallintoon. Työssä tutkittiin Yritys X:n palkkahallinnon asiakirjahallintaa ja sen vastaavuutta voimassa olevaan lainsäädäntöön, kuten kirjanpitolakiin, työsopimuslakiin, tietosuoja-asetukseen sekä tulorekisterin vaatimuksiin. Tavoitteena oli kehittää arkistointikäytäntöjä siten, että ne täyttäisivät lakisääteiset vaatimukset ja tukisivat organisaation sisäistä tehokkuutta ja tietoturvaa. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä yhteistyössä yksityisen sosiaalialan yrityksen kanssa. Aineistona käytettiin ajankohtaista lainsäädäntöä, viranomaisten ohjeistuksia ja alan kirjallisuutta. Lisäksi perehdyttiin Yritys X:n sisäisiin palkkahallinnon asiakirjoihin ja käytäntöihin. Työn aikana analysoitiin palkkahallinnon asiakirjatyyppejä, niiden säilytysaikoja ja arkistointimenetelmiä. Lisäksi selvitettiin, missä määrin nykyiset käytännöt vastasivat lakisääteisiä vaatimuksia ja mitä kehittämistarpeita käytännössä oli. Työn tuloksena syntyi selkeä arkistointisuunnitelma, joka määrittelee palkkahallinnon asiakirjojen säilytysajat, säilytyspaikat ja arkistointivastuut. Suunnitelma tukee Yritys X:n tietosuoja- ja laillisuusvelvoitteiden toteutumista sekä tehostaa asiakirjahallintaa.