ICT-hankintaprosessin laadun kehittäminen: ICT-hankintojen hallintamalli Keski-Suomen hyvinvointialueelle

Abstract

Keski-Suomen hyvinvointialueen tietohallinnossa haluttiin yhtenäistää ja kehittää ICT-hankintakäytäntöjä. Aikaisemmin pienessä yksikössä oli toimittu hiljaisen tiedon varassa, mutta tämä ei hyvinvointialuemuutoksen ja liiketoimintasiirtojen kasvattamassa yksikössä enää toiminut. Ajankohtaisena haasteena oli vastata uudistamisen ja kehittämisen tarpeisiin rajoitetuilla resursseilla ja investointimahdollisuuksilla.

Kehittämistyön tarkoituksena oli parantaa ICT-hankintatoiminnan laatua ja hallintaa. Tavoitteena oli kehittää ICT-hankintojen hallintamallia, josta haluttiin apua hankintaprosessin läpivientiin ja siihen liittyvään päätöksentekoon. Yhteisten toimintamallien ja rakenteiden haluttiin tuovan läpinäkyvyyttä, sujuvoittavan ja tehostavan ICT-hankintojen toteutusta, säästävän aikaa ja mahdollistavan laadukkaampia hankintoja.

Kehittäminen toteutettiin osallistavan kehittämisen menetelmien avulla työpajoissa sekä havainnoimalla hankintakokouksia. Olemassa oleva ohjeistus ja määräykset kartoitettiin. Työn teoriataustana hyödynnettiin kansallista ja kansainvälistä tutkimusta julkisista hankinnoista ja prosessien laadun kehittämisestä. Kirjallisuuden avulla selvitettiin myös hallintamallin viitekehystä ja rakennetta.

Kehittämistyön tuloksena asiantuntijoiden hiljainen tieto saatiin talteen ja hyödynnettyä hankintaprosessin parantamiseksi. Työssä uudistettiin ICT-hankintaprosessi sekä sen ohjeistus ja välineet, mistä on hyötyä sekä perehtyville että kokeneille ICT-hankinnoissa työskenteleville hyvinvointialueen ammattilaisille. Yhteisten toimintamallien mahdollistama ICT-hankintojen parempi laatu ja hallinta edesauttaa paitsi hankintojen teknistä onnistumista, myös lopputulosta eli järjestelmän käyttöönottoa, käytön hyväksymistä ja siitä saatavaa hyötyä. Teoreettinen tarkastelu ja kehittämistyön tulokset tarjoavat aineistoa perehdytysohjeille ja hankintatoiminnan jatkokehittämiselle. Kehittämistyö tuottaa käyttökelpoista tietoa myös muille yksiköille ja vastaaville julkisia ICT-hankintoja toteuttaville tahoille.

Hankintaosaamisen ja -toiminnan laadun arviointi ja kehittäminen tulee olla jatkuvaa ja perustua strategiaan ja toiminnan menestystekijöihin sekä syvään asiakasymmärrykseen. ICT-hankinnan asiakkaita hyvinvointialueella ovat sen toimintayksiköt ja palveluita käyttävät asukkaat.

The ICT Department of the Central Finland Wellbeing Services County aimed to standardize and develop ICT procurement practices. Previously reliant on tacit knowledge, this approach became untenable in the expanded unit following the wellbeing services county reform and business transfers. The current challenge was to address the needs for renewal and development with limited resources and investment opportunities.

The purpose of the development work was to improve the quality and management of ICT procurement activities. The goal was to develop a management model to assist in the procurement process and decision-making. Common operational models and structures were intended to bring transparency, streamline implementation, save time, and enable higher quality procurements.

The development was carried out using participatory development methods in workshops and by observing procurement meetings. Existing guidelines and regulations were mapped. The theoretical background of the work utilized national and international research on public procurement and process quality development. Literature was also used to explore the framework and structure of the management model.

The development work captured and utilized experts' tacit knowledge to enhance the procurement process, leading to the renewal of ICT procurement procedures, guidelines, and tools. This benefited both newcomers and experienced professionals within the wellbeing services county. Improved quality and management of ICT procurements, facilitated by common operational models, will ensure not only technical success but also effective system implementation, user acceptance, and derived benefits. The theoretical examination and results provide material for induction guidelines and further development, offering valuable insights for other units and entities involved in public ICT procurements.

The evaluation and development of procurement expertise and activities must be continuous and based on strategy, success factors of operations, and deep customer understanding. The customers of ICT procurement in the wellbeing services county are its operational units and the residents using its services.