Tukisovelluksen käsikirja 2027

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Ruokaviraston Tukisovelluksen käsikirjan ohjeistusta vastaamaan paremmin käyttäjien tarpeita, organisaation sisäisiä laatuvaatimuksia sekä digitaalisen ohjeistuksen ajantasaisuuden, saavutettavuuden ja hallittavuuden edellytyksiä CAP-ohjelmakauden vaihdon kynnyksellä. Nykyinen CAP-ohjelmakausi toi uutta koulutus- ja ohjeistustarvetta ja tälle haluttiin sujuva prosessi. Uudistustarve liittyi myös alustavaihtoon MobieZinestä Confluenceen, mikä mahdollisti uudenlaisen lähestymistavan ohjeistuksen rakenteeseen ja ylläpitoon. Työ toteutettiin kehittämistyönä, jossa hyödynnettiin työpajoja, asiantuntijahaastatteluja ja kokeilevaa sisällöntuotantoa Confluence-alustalla. Kehittämistyön tueksi laadittiin nykytila-analyysi, jonka pohjalta muotoiltiin suosituksia ohjeistuksen sisällön, rakenteen ja päivityskäytäntöjen kehittämiseksi. Työssä arvioitiin myös tekoälyn käyttömahdollisuuksia ohjeiden laadinnassa, erityisesti luonnostelussa ja käännösten tukena. Lisäksi tarkasteltiin resurssitarpeita ylläpitomallin toteuttamiseksi. Tuloksena syntyi ohjeistuksen käsikirjamalli, jonka pohjalta sisältöä tuotetaan. Ylläpitoa tukee laadunhallinnan malli, joka sisältää selkeät vastuut, tarkistuskäytännöt ja vuosisuunnitelman ohjeiden päivittämiselle. Confluence-ympäristö koettiin toimivaksi ratkaisuksi ja sen käyttöönotto toi arvioiden mukaan ajansäästöä. Työssä esitettiin myös suosituksia tekoälyn hallitusta hyödyntämisestä sekä ohjeistuksen integroimisesta muihin järjestelmiin. Johtopäätöksenä todettiin, että ohjeistus on strateginen osa asiantuntijatyötä, jonka ylläpito edellyttää sekä teknisiä ratkaisuja että selkeästi määriteltyjä toimintamalleja.