Tapahtumasuunnittelun opas PoResto:rylle
Savola, Suvi (2025)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060319802
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060319802
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on toiminnallinen ja sen toimeksiantajana toimi Porin Restonomiopiskelijat PoResto ry. Opinnäytetyön tarkoitus oli dokumentoida PoReston tapahtumasuunnittelun hiljainen tieto oppaaksi.
Opasta varten kerättiin aineistoa tapahtuma-alan lähteistä sekä kvalitatiivisella kyselyllä, jonka vastaajina toimivat PoReston hallituksen aikaisemmat puheenjohtajat sekä tapahtumavastaavat. Kyselyllä kartoitettiin PoReston tapahtumasuunnittelun onnistumisia, sekä ongelmakohtia. Kyselyn vastauksista kerättiin hyödyllistä tietoa oppaaseen, ja sen vastauksien pohjalta luotiin PoRestolle myös Gantt-kaavio auttamaan kyselyn vastauksissa ilmenneissä ongelmakohdissa.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys on rakennettu tapahtuma-alan kirjojen sekä artikkeleiden pohjalta. Teoreettinen viitekehys avaa tapahtumatuotannon eri osa-alueita, ja niiden pohjalta luotuja toimintamalleja. Tapahtumatuotannon teoriassa avataan tapahtuman eri vaiheita, kuten suunnittelua, teemaa, riskienhallintaa ja turvallisuutta sekä tapahtumamarkkinointia.
Teorian pohjalta tehtyyn oppaaseen on kirjattu myös hiljaista tietoa PoReston tapahtumista, jota ei ole ennen laitettu kirjalliseen muotoon, jotta PoReston hallitus pystyy seuraamaan hyväksi todettuja toimintamalleja pidemmälläkin tähtäimellä.
Opasta varten kerättiin aineistoa tapahtuma-alan lähteistä sekä kvalitatiivisella kyselyllä, jonka vastaajina toimivat PoReston hallituksen aikaisemmat puheenjohtajat sekä tapahtumavastaavat. Kyselyllä kartoitettiin PoReston tapahtumasuunnittelun onnistumisia, sekä ongelmakohtia. Kyselyn vastauksista kerättiin hyödyllistä tietoa oppaaseen, ja sen vastauksien pohjalta luotiin PoRestolle myös Gantt-kaavio auttamaan kyselyn vastauksissa ilmenneissä ongelmakohdissa.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys on rakennettu tapahtuma-alan kirjojen sekä artikkeleiden pohjalta. Teoreettinen viitekehys avaa tapahtumatuotannon eri osa-alueita, ja niiden pohjalta luotuja toimintamalleja. Tapahtumatuotannon teoriassa avataan tapahtuman eri vaiheita, kuten suunnittelua, teemaa, riskienhallintaa ja turvallisuutta sekä tapahtumamarkkinointia.
Teorian pohjalta tehtyyn oppaaseen on kirjattu myös hiljaista tietoa PoReston tapahtumista, jota ei ole ennen laitettu kirjalliseen muotoon, jotta PoReston hallitus pystyy seuraamaan hyväksi todettuja toimintamalleja pidemmälläkin tähtäimellä.