Kaupallisten asiakirjojen laatuselvitys

Abstract

Työ käsitteli urakkasopimusten yhteydessä laadittavia kaupallisia asiakirjoja, joista tehtiin laatuselvitys. Tarkoitus oli löytää mahdollisia heikkouksia ja toistuvia virheitä yrityksen tuottamista kaupallisista asiakirjoista. Tavoite oli tuoda kyseiset epäkohdat yrityksen tietoon ja mahdollisesti luoda työkalu näiden kitkemiseksi jatkossa. Teoriapohjana käytettiin RT-korttien lisäksi laajasti kirjallisia lähteitä sekä haastatteluja. Selvitystyö toteutettiin laajalla sähköpostikyselyllä. Kysely suunnattiin yrityksen yleisimmille yhteistyökumppaneille. Vastaajiksi valittiin rakennushankkeen eri osapuolia ja yrityksen omaa väkeä. Sähköpostiin vastattiin nimettömästi ja odotusten mukaisesti. Negatiivisesti asiakirjojen laatuun vaikuttavat seikat listattiin vastausten avulla. Epäkohtiin haettiin syitä ja sitä kautta poistokeinoja. Vastausten perusteella yrityksen tuottamat kaupalliset asiakirjat olivat huomattavan korkealaatuisia jo valmiiksi. Ristiriidat liittyivät pääosin urakkarajojen määrittelyyn sekä asiakirjapohjien väärinkäyttöön. Havaitut virheet olivat yleisluonteisia, joten yksityiskohtainen tarkastuslista katsottiin olevan epäolennainen ja hankalasti laadittava työkalu virheiden poistamiseksi. Ensisijainen tavoite, eli useasti toistuvien virheiden kartoittaminen, täyttyi. Seuraava vaihe olisi opinnäytetyön tulosten esilletuonti ja niihin reagointi, jotta toimeksiantajan kaupallisten asiakirjojen laatu paranisi aidosti.

Today many of the disputes in construction industry are solved with documents made even before the actual construction work has started, which is why it is more and more important to focus on the paper work with contract agreements. This bachelor’s thesis was assigned by Suomen Controlteam Oy. The thesis discusses contract agreements and more precisely commercial documents that they include. The survey was carried out to find the problems in clients’ commercial documents. The theory part was completed utilizing RT cards, books and interviews. The survey itself was carried out with an email inquiry. Respondents from different parties of the contract replied relatively well to the inquiry. Conclusions of quality in commercial documents were easy to draw. As a result the documents were already on a good level. Mistakes were made generally in definition between the contract limits. Additionally, copying contents from earlier commercial documents was found to have room for improvement. These and some of the more detailed mistakes were reported to the assigner. The most important result of the thesis is that these errors can be removed in future.