Tekoäly ostolaskuprosessin apuna Itä-Suomen yliopistossa
Keinänen, Nuppu (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060621064
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060621064
Tiivistelmä
Taloushallinnon digitalisaatio ja tekoälyn käyttö ovat muuttaneet organisaatioiden toimintaa merkittävästi. Itä-Suomen yliopistossa otettiin syksyllä 2024 käyttöön tekoälyyn perustuva ostolaskujen tiliöinnin ennustejärjestelmä, jonka tavoitteena oli vähentää manuaalista työtä ja tehostaa laskujen käsittelyä. Kehittämistyön tavoitteena oli arvioida tekoälyratkaisun toimivuutta ja tuottaa konkreettisia kehitysehdotuksia prosessin parantamiseksi.
Toteutus tehtiin tutkimuksellisena kehitystyönä. Aineistona käytettiin kahden kuukauden ajalta kerättyä ostolaskudataa sekä järjestelmän käyttäjille suunnattua kyselyä. Tutkimusmenetelminä hyödynnettiin määrällistä analyysiä ennustustarkkuuden arvioinnissa sekä laadullista havainnointia käyttäjäkokemusten kartoittamisessa.
Tulosten perusteella tekoälyn ennustetarkkuus oli yleisesti ottaen hyvä järjestelmän käytön alkuvaiheeksi, mutta vaihtelua havaittiin erityisesti toimittajakohtaisissa sekä reititysryhmäkohtaisissa tilanteissa. Käyttäjäkysely toi esiin sekä onnistumisia, että kehitystarpeita: tekoäly nopeutti ostolaskujen tiliöintiä yksinkertaisissa laskuissa, mutta monimutkaisemmissa laskuissa se hidasti työtä. Myös luotettavuuteen ja käytettävyyteen liittyviä haasteita ilmeni. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tekoälyratkaisu on lupaava, mutta sen käyttö edellyttää kärsivällisyyttä ja aikaa, jotta käyttö olisi mahdollisemman tehokasta. Tekoäly tarvitsee tarpeeksi palautetta ja kokemusta laskujen käsittelystä, jotta sen toiminta on mahdollisimman hyvä.
Toteutus tehtiin tutkimuksellisena kehitystyönä. Aineistona käytettiin kahden kuukauden ajalta kerättyä ostolaskudataa sekä järjestelmän käyttäjille suunnattua kyselyä. Tutkimusmenetelminä hyödynnettiin määrällistä analyysiä ennustustarkkuuden arvioinnissa sekä laadullista havainnointia käyttäjäkokemusten kartoittamisessa.
Tulosten perusteella tekoälyn ennustetarkkuus oli yleisesti ottaen hyvä järjestelmän käytön alkuvaiheeksi, mutta vaihtelua havaittiin erityisesti toimittajakohtaisissa sekä reititysryhmäkohtaisissa tilanteissa. Käyttäjäkysely toi esiin sekä onnistumisia, että kehitystarpeita: tekoäly nopeutti ostolaskujen tiliöintiä yksinkertaisissa laskuissa, mutta monimutkaisemmissa laskuissa se hidasti työtä. Myös luotettavuuteen ja käytettävyyteen liittyviä haasteita ilmeni. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tekoälyratkaisu on lupaava, mutta sen käyttö edellyttää kärsivällisyyttä ja aikaa, jotta käyttö olisi mahdollisemman tehokasta. Tekoäly tarvitsee tarpeeksi palautetta ja kokemusta laskujen käsittelystä, jotta sen toiminta on mahdollisimman hyvä.