Opiskelijarekisteriin kohdistuvat viranomaisten tietopyynnöt : Case: Tredu
Vikman, Tanja (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060621339
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060621339
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää opiskelijarekisteriin kohdistuvia viranomaisten tietopyyntöjä ja niiden käsittelyä Tampereen seudun ammattiopisto Tredussa. Työn tavoitteena oli tuottaa tietoa tietopyynnöistä ja niihin vastaamisesta tietopyyntöprosessin kehittämiseksi. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin oppilaitoksen opintosihteereille tehtyä lomakekyselyä ja viranomaisten sähköpostilla saapuneista tietopyynnöistä tehtyä dokumenttianalyysiä. Aineiston keruu tapahtui maaliskuussa 2025.
Työn teoriaosuudessa perehdyttiin tietojen luovutuksen mahdollistavaan lainsäädäntöön. Viranomaisten tietopyyntöihin vastaaminen vaatii julkisuuslain, tietosuojalainsäädännön ja eri viranomaistahoja koskevan erityislainsäädännön yhteensovittamista. Selvitysosuudesta ilmeni, että yleisimmät viranomaistahot, joilta tietopyyntöjä saapui, olivat Kela ja työvoimaviranomainen. Yleisimmin tietopyynnöt koskivat opiskelijan opintojen etenemiseen tai opiskeluoikeuden tilaan liittyviä tietoja.
Opinnäytetyön tulosten mukaan tietopyyntöihin vastaamiseen liittyviä haasteita aiheuttivat eniten tietojen pyytäjän tunnistaminen puhelimitse saapuvissa tietopyynnöissä, sekä epäselvät ja puutteellisesti perustellut tietopyynnöt. Kehittämisehdotuksia olivat tietopyyntöjen keskittäminen ja yhteistyö eri viranomaisten kanssa. Myös opiskelijatietojen ajantasaisuus opiskelijarekisterissä ja valtakunnallisissa tietovarannoissa oli oleellista sekä tietopyyntöjen ratkaisun kannalta että turhien tietopyyntöjen vähentämiseksi.
Opinnäytetyössä selvisi, että opintotoimistossa koettiin jonkin verran epävarmuutta varsinkin henkilötietoja sisältävien tietopyyntöjen käsittelyssä ja selkeälle ohjeistukselle katsottiin olevan tarvetta. Ajankohtaisella tiedolla olisi mahdollista saada varmuutta tietopyyntöjen käsittelyyn. Opinnäytetyön tulosten perusteella koottiin päivittäisen työn tueksi tietopyyntöihin vastaamisen tarkistusohje.
Työn teoriaosuudessa perehdyttiin tietojen luovutuksen mahdollistavaan lainsäädäntöön. Viranomaisten tietopyyntöihin vastaaminen vaatii julkisuuslain, tietosuojalainsäädännön ja eri viranomaistahoja koskevan erityislainsäädännön yhteensovittamista. Selvitysosuudesta ilmeni, että yleisimmät viranomaistahot, joilta tietopyyntöjä saapui, olivat Kela ja työvoimaviranomainen. Yleisimmin tietopyynnöt koskivat opiskelijan opintojen etenemiseen tai opiskeluoikeuden tilaan liittyviä tietoja.
Opinnäytetyön tulosten mukaan tietopyyntöihin vastaamiseen liittyviä haasteita aiheuttivat eniten tietojen pyytäjän tunnistaminen puhelimitse saapuvissa tietopyynnöissä, sekä epäselvät ja puutteellisesti perustellut tietopyynnöt. Kehittämisehdotuksia olivat tietopyyntöjen keskittäminen ja yhteistyö eri viranomaisten kanssa. Myös opiskelijatietojen ajantasaisuus opiskelijarekisterissä ja valtakunnallisissa tietovarannoissa oli oleellista sekä tietopyyntöjen ratkaisun kannalta että turhien tietopyyntöjen vähentämiseksi.
Opinnäytetyössä selvisi, että opintotoimistossa koettiin jonkin verran epävarmuutta varsinkin henkilötietoja sisältävien tietopyyntöjen käsittelyssä ja selkeälle ohjeistukselle katsottiin olevan tarvetta. Ajankohtaisella tiedolla olisi mahdollista saada varmuutta tietopyyntöjen käsittelyyn. Opinnäytetyön tulosten perusteella koottiin päivittäisen työn tueksi tietopyyntöihin vastaamisen tarkistusohje.