Onboarding- ja offboarding-prosessin kehittäminen: Microsoft Power Apps, Microsoft Forms ja Wrike vertailu

Abstract

Opinnäytetyössä kehitettiin toimeksiantajan asiakasyritysten työntekijöiden aloitus- ja lopetusprosesseja (onboarding ja offboarding) vertailemalla kolmea IT-työkalua: Microsoft Power Apps, Microsoft Forms ja Wrike. Työn tavoitteena oli luoda automatisoitu, skaalautuva ja tehokas prosessimalli, joka vähentää manuaalista työtä ja parantaa tiedonhallintaa. Aluksi kartoitettiin nykyiset prosessit ja niiden haasteet. Tämän jälkeen tehtiin vertailu työkalujen ominaisuuksista, käytettävyydestä ja soveltuvuudesta. Lopulta valittiin Wrike parhaaksi vaihtoehdoksi ja sen pohjalta suunniteltiin ja rakennettiin uusi, automatisoitu prosessimalli. Toteutuksessa hyödynnettiin Wriken Blueprints-mallipohjia, Request Forms -lomakkeita sekä automaatiosääntöjä.

Uusi malli testattiin käytännössä ja todettiin toimivaksi. Se paransi prosessien tehokkuutta, virheettömyyttä ja läpinäkyvyyttä. Dokumentaatio ja ohjeet mahdollistavat prosessin itsenäisen ylläpidon ja muokkaamisen eri asiakasyritysten tarpeisiin. Wrike osoittautui teknisesti ja liiketoiminnallisesti parhaaksi ratkaisuksi nykytilanteeseen. Työn lopputuloksena syntyi konkreettinen, toistettava ja automatisoitu prosessi, joka toimii pohjana myös muiden hallinnollisten prosessien kehittämiselle.