Digitalisering av ekonomiförvaltningen : övergången från extern bokföringshjälp till intern och automatiserad ekonomihantering i företag X

Abstract

Det här examensarbete handlar om hur ett mikroföretag, företag X, ska gå till väga när de tar över sin ekonomiförvaltning internt och samtidigt gör den mer digital och automatiserad. Bakgrunden till detta arbete är att företaget expanderat sin verksamhet till Sverige genom att etablera filial, vilket innebär nya krav på företagets redovisning. Den bokföringsbyrå som företaget samarbetat med saknar kunskaper för att fortsätta med sitt arbete. Syftet med arbetet var att undersöka hur företaget praktiskt kunde gå till väga för att implementera ett digitalare och mer automatiserat ekonomiförvaltningssystem, samtidigt som företaget går från extern bokföringshjälp till att sköta den internt själva. Arbetet avgränsades till att hålla fokus på själva implementeringsprocessen och de system som krävs för övergången. Arbetet gjordes med hjälp av en kvalitativ forskningsmetod där datainsamlingen gjordes genom ostrukturerade observationer. Skribenten kunde utföra arbetet under flera månader som anställd på företaget. I resultatet konstateras att företagets nuvarande processer är manuella och därmed ineffektiva. Kvittohantering görs manuellt, fakturahanteringen sker två gånger. Genom att välja ett molnbaserat ekonomiförvaltningssystem som Visma eAccounting som integreras med webbutik och nätbank kan företagets processer automatiseras och effektiviseras. Arbete presenterar hur en plan kan byggas upp samt förslag på ekonomiförvaltningssystem. Slutsatsen är att företag X med hjälp av en mer digitaliserad och automatiserad ekonomiförvaltning kan uppnå en mer hållbar och effektiv ekonomiförvaltning trots att den hanteras internt.

Tämä opinnäytetyö käsittelee miten mikroyritys, tässä työssä yritys X, voi siirtää taloushallintonsa sisäisesti hoidettavaksi ja samalla tehdä siitä digitaalisemman ja automatisoidumman, tehostaen näin taloushallinnon prosesseja. Työn taustalla on se, että yritys on laajentanut toimintaansa Ruotsiin perustamalla sivukonttorin, mikä asettaa uusia vaatimuksia yrityksen kirjanpidolle. Aikaisemmalla tilitoimistolla ei ole riittävästi osaamista jatkaa yhteistyötä. Työn tarkoituksena oli selvittää, miten yritys voisi käytännössä toteuttaa digitaalisen ja automatisoidumman taloushallintojärjestelmän käyttöönoton samalla, kun se siirtyy ulkoistetusta kirjanpidosta sisäiseen hallintaan. Työssä keskityttiin erityisesti toteutusprosessiin ja tarvittaviin järjestelmiin. Työ toteutettiin kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä, jossa aineistonkeruu tehtiin strukturoimattomien havaintojen avulla. Työn tekijä pystyi tekemään tutkimusta useiden kuukausien ajan työskennellessään yrityksessä. Tuloksista ilmeni, että yrityksen nykyiset prosessit ovat manuaalisia ja siten tehottomia. Kuittien käsittely tehdään käsin, ja laskujen käsittely tapahtuu kahteen kertaan. Valitsemalla Visma eAccountingin kaltaisen pilvipohjaisen taloushallintojärjestelmän, joka integroituu verkkokauppaan ja verkkopankkiin, yrityksen prosessit voidaan automatisoida ja tehostaa. Työssä esitellään, miten suunnitelma voidaan rakentaa sekä ehdotuksia taloushallintojärjestelmistä. Johtopäätöksenä on, että yritys X voi sisäisesti hallinnoidun digitalisoidun prosessin avulla saavuttaa kestävämmän ja tehokkaamman taloushallinnon.