Storage and Upkeep of Training Material

Abstract

The thesis has been done on behalf of the company Wärtsilä, under the Department of Maintenance Planning. The maintenance planners work together with different teams of the company to support their customers with 4-stroke long-term marine agreements and the upcoming maintenance of the engines. The Maintenance team is now seeking a better way of storing their training materials to better train their new employees.

This thesis aims to examine how training materials are stored and managed in the department in order to propose improvements for accessibility, usability, and longevity. A qualitative case study was designed that focused on three internal platforms (Microsoft Teams, M-Files, and WeLearn) and we examined them in terms of accessibility, version control, user permissions, and compatibility with day-to-day workflows. The study also considers proposed interventions using AI-generated videos to enhance or supplement training.

The findings show that each platform has strengths and weaknesses, but the platform choice itself is less important. The most important factor in ensuring relevance is taking ownership and maintaining the currency of the material. Even the best platform fails because ownership is not established. The thesis recommends establishing content ownership, implementing a basic tracking system, and exploring the use of AI tools to assist with updates and scalability.

Examensarbetet har gjorts på uppdrag av företaget Wärtsilä, under avdelningen Maintenance Planning. Maintenance Planners arbetar tillsammans med olika grupper inom bolaget för att stödja deras kunder med 4-takt långtidskontrakt och uppkommande service på motorerna. Maintenance Gruppen söker nu efter ett bättre ställe att lagra sina tränings material för att bättre kunna träna sina nyanställda.

Detta examensarbete fokuserar på hur tränings material är lagrade och hålls uppdaterat i avdelningen för att kunna ge förbättrings alternativ till tillgänglighet, versionskontroll och användarbehörighet. En fallstudie gjordes på de tre huvud använda plattformarna på Wärtsilä (Microsoft Teams, M-Files, and WeLearn) vilka blev granskade för deras tillgänglighet, versionskontroll och kompatibilitet med dagligt arbetsbruk. Arbetet kollar även tillgängligheten för att använda AI-genererade videos som förstärkning till vanlig träning.

Slutresultatet visar att varje plattform har styrkor och svagheter, men det är inte själva plattformvalet som är det viktigaste utan det viktigaste är att utse någon som tar hand om uppdateringen och sorteringen av träningsmaterialet. Även den bästa plattformen är dålig om den inte sköts korrekt. Arbetet rekommenderar att det etableras en ansvarsroll och utforska möjligheten med att använda AI verktyg som hjälpmedel.