Projektijohtaminen tapahtuma-alan toimintaympäristössä : parhaat käytänteet

Abstract

Tässä työssä kartoitettiin tapahtuma-alan projektijohtamisen käytäntöjä tavoitteena tunnistaa ne, jotka edistävät onnistunutta tuotantoa. Ala on nopeatempoinen ja epävarma, mikä tekee suunnitelmallisesta johtamisesta keskeisen menestystekijän. Erityishuomio kohdistui projektipäällikön rooliin ja siihen, miten projektin vaiheet ja tietoalueet näyttäytyvät käytännössä.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena hyödyntäen lähes neljänkymmenen alan toimijan vastauksia kyselystä ja haastatteluista. Aineisto analysoitiin sisältöanalyysin keinoin. Tarkastelun kohteena olivat projektin vaiheet ideoinnista arviointiin sekä projektijohtamisen tietoalueet. Teoreettinen viitekehys pohjautui projektinhallinnan ja tapahtumatuotannon kirjallisuuteen.

Tulosten perusteella onnistuneen tapahtumaprojektin kulmakiviä ovat huolellinen suunnittelu, selkeä aikataulutus, realistinen resursointi ja sujuva viestintä. Projektipäällikön rooli korostuu etenkin kokonaisuuden hallinnassa ja päätöksenteossa paineen alla. Vaikka käytännöt vaihtelivat, kehityskohteiksi nousivat dokumentoinnin yhtenäistäminen, työkalujen parempi hyödyntäminen ja johtamisosaamisen vahvistaminen. Tuloksia voidaan hyödyntää projektien kehittämisessä ja uusien projektipäälliköiden koulutuksessa.

This thesis explored project management practices in the event industry to identify those that support successful production. The industry is fast-paced and operates in an unpredictable environment, making structured leadership a key success factor. Special attention was given to the role of project manager and how project phases and knowledge areas are reflected in daily work.

The study was conducted as a qualitative case study, drawing on responses from nearly forty industry professionals through a survey and themed interviews. The material was analysed using content analysis. The focus was on project phases from ideation to evaluation, as well as on project management knowledge areas. The theoretical framework was based on literature on project management and event production.

The results indicated that the cornerstones of a successful event project include careful planning, clear scheduling, realistic resourcing, and smooth communication. The role of the project manager is emphasized particularly in overseeing the overall process and making decisions under pressure. While practices varied between organizations, common areas for development included standardizing documentation, improving the use of tools, and strengthening leadership skills. The results can be applied to improve event project processes and support the training of new project managers.