Tietojohtamisen nykytilan kartoitus ja kehys tulevalle kehitykselle – Case: YH Kodit Oy

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa yrityksen tietojohtamisen nykytilaa tapaustutkimuksen muodossa ja luoda kehys, eli kevyt kehityssuunnitelma raportoinnin jatkokehitykselle. Koska tarkastelu tehtiin BI-raportoinnin kautta, ei työn puitteissa tehty täysimääräistä tietojohtamisen tilan arviointia. Koska raportointia tai laajemminkin tietojohtamista ei ollut tähän asti kehitetty systemaattisesti, kehityssuunnitelman yhtenä tarkoituksena oli myös kehitysprosessin määrittäminen. Toimeksiantajana toimi YH Kodit Oy, jonka liiketoiminta keskittyy asuinkiinteistöjen rakennuttamisen ja omistamiseen, sekä vuokraukseen ja isännöintiin pääasiassa Tampereen ja Turun seuduilla. Tutkimuksen teoreettisen tietoperustan muodosti tietojohtaminen ja tämän alta löytyvät käsitteet ja näiden alakäsitteet.

Tutkimusaineistona toimivat yrityksen toimintaan liittyvät dokumentit, sekä johdon haastattelut. Dokumentit analysoitiin dokumenttianalyysin avulla ja litteroitujen haastatteluaineistojen analysointi toteutettiin sisällönanalyysin avulla. Dokumentit toimivat osittain myös pohjatietoina ja tukimateriaaleina haastatteluissa.

Tuloksena havaittiin, että raportoinnin kattavuudessa oli puutteita erityisesti rakennuttamisen osalta. Myös toisen keskeisen liiketoiminta-alueen, eli vuokrauksen ja isännöinnin yhdistävän manageerauksen osalta tutkimuksessa löytyi joitain puutteita. Puutteita löytyi esimerkiksi mittarien lukemia selittävän tiedon osalta. Lisäksi yksi uuden strategian mukaisista mittareista puuttui raportoinnista. Toinen keskeinen havainto liittyi tietojen esitystapaan ja koostamiseen. Strategisten mittareiden osalta kaivattiin ylätason koontia keskeisistä tiedoista ja tietojen esitystavan osalta tietojen koostamista selkeämmiksi loogisiksi kokonaisuuksiksi. Raportoinnin luuotettavuutta pidettiin pääosin hyvänä, ja mahdolliset ongelmatilanteet liittyvät lähes yksinomaan lähdejärjestelmien tietojen virheellisyyteen. Tutkimuksen tuloksissa nousi esiin myös tarve raportoinnin tietojen nykyistä laajemmalle jakelulle. Joiltain osin tutkimuksessa nousi esiin laajemman raportoinnin tarpeen kyseenalaistamista, mutta pääsääntöisesti raportoinnin jatkokehittäminen koettiin tarpeelliseksi. Raportoinnin kehittämisen prosessin säännönmukaisuudessa ja systemaattisuudessa havaittiin puutteita, kuten myös siinä, miten kehittäminen oli organisoitu. Työn puitteissa laadittiin kehityssuunnitelma, jonka kautta pyrittiin hakemaan ratkaisua tutkimuksessa havaittuihin ongelmakohtiin. Kehityssuunnitelman ensimmäisenä vaiheena oli johdon tahtotilan selvittäminen kehittämisen suhteen, sekä tiedon laajemman jakelun edellyttämien toimenpiteiden päättäminen. Tämän jälkeen päästiin itse kehitysprosessin kehittämiseen, johon liittyen suunniteltiin uusi tapa organisoida kehitys niin kehitykseen osallistuvien henkilöiden, kuin itse kehitysprosessin suhteen.