Improving Approval Matrices and Streamlining the Approval Process

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda käytännön työkalu, jota Tech Company voi hyödyntää hyväksyntämatriisien kehittämisessä. Työn tarkoituksena oli tarkastella yrityksen nykyistä Procure to Pay (P2P) -prosessia, tunnistaa sen haasteet ja esittää konkreettisia parannusehdotuksia tehokkuuden, läpinäkyvyyden ja automaation lisäämiseksi. Taustalla vaikuttavat yrityksen nopea kasvu ja tarve yhdenmukaistaa toimintatapoja kaikissa tytäryhtiöissä.

Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä käytetään kehittämistutkimusta. Lähestymistapana on prosessianalyysi yhdistettynä kyselytutkimukseen, joka kohdennettiin P2P-prosessissa mukana oleville työntekijöille. Kyselyyn vastasi 14 henkilöä, ja vastauksia analysoitiin sisällönanalyysin keinoin.

Tulosten perusteella keskeisiksi kehityskohteiksi nousivat hyväksyntämatriisien monimutkaisuus, kustannuspaikkarakenteen epäselvyydet ja manuaaliset vaiheet, jotka hidastavat laskujen käsittelyä. Työssä esitetään parannusehdotuksia, kuten hyväksyntämatriisien yksinkertaistaminen, vastuuroolien selkeyttäminen, sähköisten laskujen osuuden kasvattaminen, PO-prosessien laajentaminen sekä automaation ja tekoälyratkaisujen hyödyntäminen, mukaan lukien OCR-teknologia.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että hyväksyntäprosessin selkeyttäminen ja automaation lisääminen edistävät merkittävästi P2P-prosessin sujuvuutta ja tukevat yrityksen kasvua. Kehitetty työkalu tukee yritystä päätöksenteossa ja toiminnan yhtenäistämisessä myös tulevaisuudessa.

The objective of this thesis was to develop a practical tool that Tech Company could use to improve its approval matrices. The purpose of the study was to examine the company’s current Procure to Pay (P2P) process, to identify existing challenges, and to present concrete proposals for improvement aimed at increasing efficiency, transparency, and automation. The background for the work lies in the company’s rapid growth and the need to harmonize operating practices across all its subsidiaries.

The research method used in this thesis is design research. The approach combines process analysis with a targeted survey conducted among employees involved in the P2P process. A total of 14 responses were received, and the data was analyzed using qualitative content analysis.

The results highlighted several key development areas, including the complexity of approval matrices, unclear cost center structures, and manual steps that slow down invoice processing. The thesis presents proposals for improvement such as simplifying the approval matrices, clarifying roles and responsibilities, increasing the share of electronic invoices, expanding the use of purchase order processes, and leveraging automation and AI-based solutions, including OCR technology.

In conclusion, clarifying the approval process and increasing automation will significantly enhance the efficiency of the P2P process and support the company’s continued growth. The developed tool will assist the company in decision-making and in unifying its operations moving forward.