Projektiseurannan kehittäminen rengasteollisuuden konsulttiyhtiössä

Abstract

Tämän opinnäytetyön lähtökohtana olivat Black Donuts Oy:n tarpeet kehittää yhtenäinen ja tehokas ratkaisu projektien seurantaan. Tavoitteena oli luoda dokumentti- tai ohjelmistopohjainen järjestelmä, joka tukee projektinjohtoa, muuta projektihenkilöstöä sekä asiakasta projektin etenemisen seurannassa.

Työssä sovellettiin ratkaisukeskeistä lähestymistapaa, jossa painopiste ei ole pelkässä ongelma-analyysissä, vaan konkreettisen ratkaisun kehittämisessä. Suunnitteluprosessi eteni iteratiivisesti: kehitystyötä tehtiin vaiheittain, ja ratkaisuja testattiin ja parannettiin jatkuvasti. Ohjelmiston valinnassa hyödynnettiin käyttäjähaastatteluja, kyselyitä ja asiantuntija-arvioita eri toimialoilta. Opinnäytetyön ajaksi perustettiin myös oma projektitiimi tukemaan kehitystyötä.

Tutkimuksen keskeinen kysymys oli: "Miten voidaan kehittää käyttäjälähtöinen ja tehokas projektinseurantaratkaisu, joka parantaa tiedon saatavuutta, läpinäkyvyyttä ja yhteistyötä Black Donuts Oy:n projekteissa?"

Tutkimusmenetelmänä käytettiin Design-tutkimusta. Työ käynnistyi ongelman määrittelyllä ja teoreettisen viitekehyksen muodostamisella. Käyttäjäymmärrystä kerättiin haastatteluiden, kyselyiden ja havainnoinnin avulla. Näiden pohjalta luotiin alustavia konsepteja, jotka konkretisoitiin prototyypeiksi. Jo varhaisessa vaiheessa kävi ilmi, että markkinoilla on useita potentiaalisia ohjelmistoratkaisuja. Näitä testattiin käytännössä, ja kerätyn palautteen perusteella valittiin ja kehitettiin lopullinen ratkaisu.

Opinnäytetyön aikana valittu ohjelmisto otettiin osaksi yrityksen projektinhallintakäytäntöjä ja sen käyttöönottoa tuettiin pilotointivaiheen avulla. Lisäksi työn yhteydessä on kokeiltu ja arvioitu täydentäviä työkaluja, kuten 360°-kuvaukseen perustuvaa Oculon-sovellusta, jolla pyritään tehostamaan projektien visuaalista seurantaa ja dokumentointia. Ratkaisujen kehitystä jatketaan osana yrityksen toimintaa ja osana laajempaa projektinhallintamallin uudistamista.

This thesis originated from the needs of Black Donuts Oy to develop a unified and efficient solution for project monitoring. The goal was to create a document-based or software-supported system that would help project management, other project personnel, and clients follow the progress of a project more effectively. The work applied a solution-oriented approach, focusing not only on analyzing existing problems but on developing a concrete and practical solution. The design process followed an iterative method, progressing step by step while continuously testing and refining the solutions. The selection of a suitable software solution was guided by user interviews, surveys, and expert evaluations from different fields. A dedicated project team was also established to support the development process during the thesis work.

The core research question was: "How can a user-centered and efficient project monitoring solution be developed to improve information accessibility, transparency, and collaboration in Black Donuts Oy’s projects?"

The study was conducted using the Design Research methodology. It began with problem definition and building a theoretical framework. User insights were gathered through interviews, surveys, and observations. Based on this understanding, preliminary concepts were designed and developed into prototypes. It became clear early on that the market already offers a variety of potential software solutions. These were tested in real project environments, and the final solution was selected and improved based on user feedback.

During the course of the thesis, the chosen software was integrated into the company’s project management practices and supported through a pilot phase. In addition, complementary tools such as the Oculo 360° documentation platform were tested to enhance visual project monitoring and documentation. The development of these solutions continues as part of the company’s broader project management transformation.