Helsingin kaupungin asianhallintajärjestelmässä tapahtuvan virkavalintaprosessin kehittäminen: opettajien virkavalintaprosessi

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Helsingin kaupungille. Tarkoituksena oli selvittää Helsingin kaupungin Ahjo-asianhallintajärjestelmässä tapahtuvan opettajien virkavalintaprosessin hidastavia ja laatua heikentäviä tekijöitä. Kun nämä tekijät nostetaan esiin, voidaan prosessia alkaa kehittämään laadukkaammaksi ja sujuvammaksi. Teoreettinen viitekehys käsittelee prosessin kehittämistä sekä prosessin keskeisiä osa-alueita. Teoreettinen viitekehys auttaa ymmärtämään prosessien merkitystä organisaatiossa. Lean on yksi yleisimmistä menetelmistä prosesseja kehitettäessä. Jatkuva parantaminen sekä viestintä ovat myös keskeisiä aiheita tutkimuksessa käsiteltävän Ahjo-prosessin kannalta.

Tutkimus oli laadullinen tutkimus. Aineisto kerättiin suorittamalla teemahaastattelut kahdeksalle Helsingin kaupungilla työskentelevälle rehtorille. Haastatteluiden avulla pyrittiin selvittämään ja ymmärtämään, mitä epäkohtia prosessissa on ja mistä ne johtuvat. Haastattelun teemoja olivat yhteistyö ja viestintä, järjestelmäosaaminen, koulutus ja kehitys, resurssit, motivaatio ja sitoutuminen sekä tulevaisuudennäkymät. Teemahaastattelun tulosten analysoinnissa hyödynnettiin sisällönanalyysia. Haastattelut litteroitiin, ja tulokset jaettiin edellä mainittuihin teemoihin.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että kaikilla rehtoreilla ei ole riittävästi käytettävissä resurssia prosessiin. Viestintää prosessin osalta tulisi selkeyttää, tiivistää sekä keskittyä tarkemmin viestittäviin asioihin. Prosessilla tulisi haastateltavien mielestä olla selkeästi nimetyt avainhenkilöt, joiden puoleen olisi nopeaa ja helppoa kääntyä aina, kun haasteita ilmenee. Haastateltavilla ei juurikaan ollut tietoa Ahjo-prosessin teknisestä puolesta, jonka hallintoassistentit suorittavat. Virkavalintaprosessin lopputulema koettiin tärkeänä, mutta itse prosessi monine vaiheineen liian kuormittavana. Tulevaisuutta ajatellen prosessiin toivottiin automatisointia ja vähemmän erillisiä vaiheita. Haastateltavat pohtivat myös mahdollisia tekoälyn tuomia mahdollisuuksia. Opinnäytetyöstä saatujen tulosten perusteella prosessin eri vaiheita on helpompi lähteä kehittämään yhteistyössä monialaisen työryhmän kanssa.

The thesis was conducted as a commissioned project for the City of Helsinki. The aim was to identify the factors that slow down and reduce the quality of the recruitment process in the Ahjo case management system of the City of Helsinki. Recognizing these factors helps enhance the process for better efficiency and quality. The theoretical framework explores the development of the process and its core elements. The theoretical framework clarifies the importance of processes in an organization. Lean is one of the most common methods for developing processes. Continuous improvement and communication are also key topics for the Ahjo process discussed in the study. The thesis is a qualitative research study. The data were collected through themed inter-views with eight principals working for the City of Helsinki. The interviews aimed to un-cover and understand the shortcomings in the process and their underlying causes. The interview themes included collaboration and communication, systems expertise, training and development, resources, motivation and commitment, as well as future perspectives. The results of the thematic interviews were analyzed using content analysis. The interviews were transcribed verbatim, and the data were categorized according to the aforementioned themes. The results of the study showed that not all principals have sufficient resources available for the process. Regarding the process, communication should be clarified, streamlined, and more precisely focused on the key messages. According to the interviewees, the process should include clearly identified key personnel who would be readily available for consultation when challenges emerge. The interviewees had limited knowledge about the technical aspects of the Ahjo process, which is handled by administrative assistants. Although the recruitment outcome was valued, the multi-phase process was seen as excessively demanding. Future improvements should include automation and streamlined stages. The participants also discussed AI's potential. Based on the thesis findings, the various process stages can be more readily developed in collaboration with a multidisciplinary team.