Benchmarking of Work Environment Plans

Abstract

Benchmarking refers to a goal oriented process where various key performance indicators (KPI) are compared and presented in a work unit to deliver a superior workplace performance. The thesis deals with topics like the significance of work environment plans, occupational health and safety, and reduced workplace accidents. The research focuses on comparing the benchmarking made on work environment plans by different companies to identify the best practices and recommendations for improvement for NORDEC OY.

The method used for this thesis is a qualitative research design. The data was collected and analysed via document analysis based on work environment plans of 4 external companies (host), i.e., Company 1, Company 2, Company 3, Company 4, and the internal company (home), Nordec OY. The 12 questionnaires relevant to work environment plans were designed by the author and sent to participants within the field of civil engineering. The thematic coding of the Work Environment Plans document provided seven categories to answer the research questions. The comparative framework matrix was created in the result section and was used to rate the company on a scale of Satisfactory, Good, and Excellent, which helped identify and present the gaps.

The results of the study were presented in six parts, i.e., Internal work environment plans, External work environment plans/benchmarks, Compilation of survey questionnaire responses, Comparative evaluation matrix, Identified areas for improvement from document analysis, and Identified areas of improvement from survey responses in general. The seven categories obtained from document analysis were used to describe the first two parts of the results for all companies. The seven categories were: Risk Assessment and Its Management, Occupational Health and Safety Plans, Emergency Preparedness, Employee Training and Competence Development, Environmental Hazard and Sustainability Management, Documentation and Organizational Governance, Work Site Inspection and Specific Planning.

The recommendations for Nordec Oy were to create a structured plan on scenario-based risk assessment, risk-specific emergency preparedness, standardized employee training, and more, in order to meet OHS standards. Thus, the research demonstrates the significance of adopting a safety culture and integrating sustainability principles with a structured work environment framework in their operations or projects to sustain the best work practices.

Benchmarking avser en målinriktad process där olika nyckeltal (KPI:er) jämförs och presenteras inom en arbetsenhet för att uppnå exceptionell prestation på arbetsplatsen. Examensarbetet behandlar ämnen som betydelsen av arbetsmiljöplaner, arbetsmiljö och säkerhet samt minskning av arbetsplatsolyckor. Forskningen fokuserar på att jämföra benchmarking av arbetsmiljöplaner från olika företag för att identifiera bästa praxis och ge rekommendationer till förbättring för NORDEC OY.

Metoden som används i detta examensarbete är en kvalitativ forskningsdesign. Data samlades in och analyserades genom dokumentanalys av arbetsmiljöplaner från fyra externa företag (värdföretag), dvs. Företag 1, Företag 2, Företag 3 och Företag 4, samt det egna interna företaget (hemföretaget), Nordec OY. De 12 enkätfrågor som är relevanta för arbetsmiljöplaner utformades av författaren och skickades till deltagare inom byggteknikområdet. Den tematiska kodningen av dokumenten gav sju kategorier som användes för att besvara forskningsfrågorna. En jämförande analysmatris skapades i resultatdelen och företagen betygsattes enligt en skala med nivåerna Tillfredsställande, Bra och Utmärkt, vilket hjälpte till att identifiera och presentera bristerna.

Resultatet av studien presenterades i sex delar: interna arbetsmiljöplaner, externa arbetsmiljöplaner/benchmarks, sammanställning av enkätsvar, jämförande utvärderingsmatris, identifierade förbättringsområden från dokumentanalysen samt identifierade förbättringsområden från enkätsvaren i allmänhet. De sju kategorier som erhölls från dokumentanalysen användes för att beskriva de två första delarna av resultaten för alla företag. Dessa sju kategorier var: riskbedömning och dess hantering, arbetsmiljö- och säkerhetsplaner, beredskap för nödsituationer, medarbetarutbildning och kompetensutveckling, miljörisker och hållbarhetsledning, dokumentation och organisatorisk styrning, samt arbetsplatsinspektion och platsanpassad planering.

Några rekommendationer för Nordec Oy var att skapa en strukturerad plan för scenariobaserad riskbedömning, riskspecifik nödsituationberedskap, standardiserad medarbetarutbildning och att uppfylla OHS-standarder. Därmed visar forskningen på vikten av att anta en säkerhetskultur och integrera hållbarhetsprinciper med en strukturerad arbetsmiljöram i deras verksamhet eller projekt för att upprätthålla bästa praxis.

Benchmarking tarkoittaa tavoitteellista prosessia, jossa eri avainlukuja (KPI-mittareita) verrataan ja esitetään työyksikössä, jotta saavutetaan erinomainen suorituskyky työpaikalla. Tämä opinnäytetyö käsittelee aiheita, kuten työympäristösuunnitelmien merkitys, työympäristö ja turvallisuus sekä työpaikkaonnettomuuksien vähentäminen. Tutkimus keskittyy vertailemaan eri yritysten työympäristösuunnitelmien benchmarking-tuloksia parhaiden käytäntöjen tunnistamiseksi ja parannussuositusten antamiseksi NORDEC OY:lle.

Tässä opinnäytetyössä käytetty menetelmä on laadullinen tutkimusasetelma. Aineisto kerättiin ja analysoitiin dokumenttianalyysin avulla, jossa tarkasteltiin neljän ulkopuolisen yrityksen (isäntäyritykset) työympäristösuunnitelmia, eli Yritys 1, Yritys 2, Yritys 3 ja Yritys 4, sekä oman sisäisen yrityksen (kotiyrityksen) Nordec OY:n suunnitelmaa. Tekijä laati 12 työympäristösuunnitelmiin liittyvää kyselykysymystä ja lähetti ne rakennustekniikan alan osallistujille. Dokumenttien temaattinen koodaus tuotti seitsemän kategoriaa, joita käytettiin tutkimuskysymysten vastausten muodostamiseen. Tulososassa laadittiin vertailuanalyysimatriisi, jossa yritykset arvioitiin asteikolla Tyydyttävä, Hyvä ja Erinomainen, mikä auttoi tunnistamaan ja esittämään puutteet.

Tutkimuksen tulokset esitettiin kuudessa osassa: sisäiset työympäristösuunnitelmat, ulkoiset työympäristösuunnitelmat/benchmarking, kyselyvastausten koonti, vertailuarviointimatriisi, dokumenttianalyysin perusteella tunnistetut parannuskohteet sekä yleisesti kyselyvastausten perusteella tunnistetut parannuskohteet. Dokumenttianalyysistä saadut seitsemän kategoriaa käytettiin kuvaamaan tulosten kahta ensimmäistä osaa kaikille yrityksille. Nämä seitsemän kategoriaa olivat: riskinarviointi ja sen hallinta, työympäristö- ja turvallisuussuunnitelmat, valmius hätätilanteisiin, työntekijöiden koulutus ja osaamisen kehittäminen, ympäristöriskit ja kestävän kehityksen johtaminen, dokumentointi ja organisatorinen ohjaus sekä työpaikkatarkastukset ja kohdekohtainen suunnittelu.

Muutamia suosituksia Nordec Oy:lle olivat muun muassa rakenteistetun suunnitelman laatiminen skenaarioihin perustuvaa riskinarviointia varten, riskikohtainen hätätilannevalmius, standardoitu työntekijäkoulutus sekä OHS-standardien täyttäminen. Tutkimus osoittaa näin ollen turvallisuuskulttuurin omaksumisen ja kestävän kehityksen periaatteiden integroinnin tärkeyden rakenteistetun työympäristökehyksen avulla yrityksen toiminnassa tai projekteissa parhaiden käytäntöjen ylläpitämiseksi.