ServiceNow-pohjaisen onboarding-järjestelmän kehittäminen
Peltola, Essi (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025102426384
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025102426384
Tiivistelmä
Automaatio ja digitalisaatio ovat luoneet henkilöstöhallinnon prosessien kehittämiseen uusia mahdollisuuksia. Yksi keskeinen osa-alue näistä on työntekijän vastaanottaminen eli onboarding, jolla on valtava merkitys ensivaikutelman, tehokkuuden ja työntekijätyytyväisyyden kannalta. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää automatisoitu ja digitaalinen henkilöstön onboarding-prosessi ServiceNow-ympäristössä hyödyntäen Personal Developer Instancea (PDI). Työ toteutettiin, koska onboarding-prosesseja hoidetaan usein manuaalisesti ja ne jäävät irrallisiksi muista HR-toiminnoista.
Toteutuksessa käytettiin ServiceNow’n työkaluja, kuten Service Catalogia, Flow Designeria, ServiceNow Studiota ja Survey Designeria. PDI-ympäristössä rakennettiin sovellusalue, lomakkeet sekä työnkulut, joiden avulla esimiehet voivat tehdä uuden työntekijän tarvitsemat tilaukset. Lisäksi toteutettiin digitaalinen palautekysely työntekijäkokemuksen mittaamiseksi.
Tuloksena syntyi toimiva ja muihin instansseihin siirtokykyinen prototyyppi, joka osoitti ServiceNow’n soveltuvuuden HR-prosessien digitalisointiin. PDI tarjosi riskittömän kehitysympäristön, mutta sen rajoitukset korostavat tarvetta siirtää ratkaisu viralliseen organisaatioympäristöön tuotantokäyttöä varten. Työn toteuttaminen tarjosi käytännön kokemusta sovelluskehityksestä ja prosessien digitalisoinnista, mikä vahvisti tekijän valmiuksia toimia tulevaisuudessa kehitysprojekteissa. The aim of this thesis was to design and implement an employee onboarding process in the ServiceNow environment using a Personal Developer Instance (PDI). The study was conducted because onboarding practices in organizations are often fragmented, manual, and disconnected from other HR processes. The objective was to explore how a digital platform can streamline the process, enhance employee experience, and provide managers with a centralized tool for handling orders and tasks related to onboarding.
The implementation was based on the use of ServiceNow tools, such as Service Catalog, Flow Designer, ServiceNow Studio, and Survey Designer. Within the PDI environment, an application scope, forms, and workflows were created to allow managers to place necessary orders for onboarding. A digital survey was also implemented to measure employee experience.
The outcome was a functional prototype demonstrating ServiceNow’s suitability for HR process digitalization. While the PDI provided a safe environment for development, its limitations highlighted the need to migrate solutions to official environments for production use. The completion of this thesis provided practical experience in application development, strengthening the author’s ability to work in development projects in the future.
Toteutuksessa käytettiin ServiceNow’n työkaluja, kuten Service Catalogia, Flow Designeria, ServiceNow Studiota ja Survey Designeria. PDI-ympäristössä rakennettiin sovellusalue, lomakkeet sekä työnkulut, joiden avulla esimiehet voivat tehdä uuden työntekijän tarvitsemat tilaukset. Lisäksi toteutettiin digitaalinen palautekysely työntekijäkokemuksen mittaamiseksi.
Tuloksena syntyi toimiva ja muihin instansseihin siirtokykyinen prototyyppi, joka osoitti ServiceNow’n soveltuvuuden HR-prosessien digitalisointiin. PDI tarjosi riskittömän kehitysympäristön, mutta sen rajoitukset korostavat tarvetta siirtää ratkaisu viralliseen organisaatioympäristöön tuotantokäyttöä varten. Työn toteuttaminen tarjosi käytännön kokemusta sovelluskehityksestä ja prosessien digitalisoinnista, mikä vahvisti tekijän valmiuksia toimia tulevaisuudessa kehitysprojekteissa.
The implementation was based on the use of ServiceNow tools, such as Service Catalog, Flow Designer, ServiceNow Studio, and Survey Designer. Within the PDI environment, an application scope, forms, and workflows were created to allow managers to place necessary orders for onboarding. A digital survey was also implemented to measure employee experience.
The outcome was a functional prototype demonstrating ServiceNow’s suitability for HR process digitalization. While the PDI provided a safe environment for development, its limitations highlighted the need to migrate solutions to official environments for production use. The completion of this thesis provided practical experience in application development, strengthening the author’s ability to work in development projects in the future.