Päiväkirjaopinnäytetyö asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjänä kehittymisestä

Abstract

Työn tavoitteena oli kuvata ja analysoida, miten ICT-suunnittelija voi perehtyä uuteen pääkäyttäjätehtävään ja kehittää varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän toimintaa kunnallisessa organisaatiossa. Työ toteutettiin päiväkirjamuotoisena opinnäytetyönä Helsingin kaupungin varhaiskasvatuksessa kahdeksan viikon seurantajakson aikana syksyllä 2025. Tarkoituksena oli seurata ja arvioida ammatillista kehittymistä pääkäyttäjäroolissa, kehittää toimintamallia järjestelmän käytön tukemiseen sekä tunnistaa pääkäyttäjätoiminnon kehittämiskohteita tulevia järjestelmäprojekteja varten.

Seurantajakson aikana työ eteni viikoittaisina raportointeina ja analyyseinä, joiden avulla kuvattiin arjen tehtäviä, havaittuja haasteita ja niiden ratkaisuja. Tietoperusta muodostui ITIL-viitekehyksen palvelunhallintaperiaatteista, Tiedonhallintalaista (906/2019), Huoltovarmuuskeskuksen riskienhallintaohjeista sekä Kuntaliiton julkaisuista, joissa korostetaan tietohallinnon roolia strategisena osana kuntien toimintaa. Työmenetelmänä käytettiin reflektiivistä päiväkirjamenetelmää, joka mahdollisti jatkuvan oppimisen ja oman työn kehittämisen reaaliaikaisesti.

Tuloksena syntyi toimintamalli, joka yhtenäistää ohjeistusta, parantaa viestintää ja tukee käyttäjien omatoimisuutta. Malli sisältää selkeät vastuunjaot, keskitetyn ohjemateriaalin ja yhtenäiset viestintäkanavat, jotka helpottavat pääkäyttäjien työtä ja vähentävät toistuvia tukipyyntöjä. Työn tulokset osoittivat, että pääkäyttäjätoimintaa voidaan kehittää pienilläkin rakenteellisilla muutoksilla, kun kokonaisuutta tarkastellaan prosessilähtöisesti ja yhteistyötä eri toimijoiden välillä vahvistetaan.

Päiväkirjamuotoinen kirjoittaminen tuki ammatillista kasvua ja vahvisti analyyttistä työotetta. Reflektoinnin kautta tekijä oppi tarkastelemaan omaa työtään järjestelmällisemmin ja liittämään havainnot tietoperustaan, mikä lisäsi itseohjautuvuutta ja kykyä tehdä perusteltuja kehittämisehdotuksia. Työn tuloksia voidaan hyödyntää laajasti kunnallisen tietohallinnon kehittämisessä, erityisesti uuden Edlevo-järjestelmän käyttöönotossa ja sen jälkeisessä ylläpitovaiheessa.