Streamlining Stakeholder Collaboration in Wärtsilä’s Engine Power Plant Projects

Abstract

This thesis investigates how stakeholder collaboration and process visualization can be improved during the sales phase of Wärtsilä’s engine power plant projects. As Wärtsilä operates in a complex, project-based environment, the sales process involves multiple internal and external stakeholders whose alignment is critical for successful project execution. Recent organizational changes, such as the Energy Next transformation, have introduced more structure but also increased complexity and the number of involved actors. A qualitative case study approach was used, including 19 interviews with employees across different departments. Thematic analysis revealed five key areas affecting collaboration: communication gaps, tool fragmentation, process complexity, leadership and team alignment, and limited visibility across projects. While digital tools like Teams, CRM, and SharePoint are widely used, inconsistent practices and lack of integration hinder efficiency. Sales DCM was identified as a promising solution to improve document control and transparency. The findings suggest that improving collaboration requires not only better digital infrastructure but also stronger leadership, clearer roles, and more consistent ways of working. Recommendations include standardizing documentation practices, improving access to project data, streamlining internal processes for low-risk projects, and enhancing training on digital tools. These improvements aim to support more efficient, transparent, and collaborative sales processes at Wärtsilä.

Detta examensarbete undersöker hur intressentsamarbete och processvisualisering kan förbättras under försäljningsfasen i Wärtsiläs kraftverksprojekt med motorbaserade lösningar. Eftersom Wärtsilä verkar i en komplex och projektbaserad miljö involverar försäljningsprocessen ett stort antal interna och externa aktörer vars samordning är avgörande för ett lyckat projektgenomförande. Genom en kvalitativ fallstudie, baserad på 19 intervjuer med anställda från olika avdelningar, identifierades fem huvudsakliga utmaningsområden: kommunikationsbrister, fragmenterade verktyg, processkomplexitet, ledarskap och teamalignment samt begränsad insyn mellan projekt. Digitala verktyg som Microsoft Teams, CRM, SharePoint och Sales DCM används brett, men varierande arbetssätt och bristande integration påverkar effektiviteten negativt. Sales DCM lyfts fram som en lovande lösning för förbättrad dokumenthantering och transparens. Resultaten visar att förbättrad samverkan kräver både tekniska och organisatoriska förändringar, inklusive tydligare roller, starkare ledarskap och mer konsekventa arbetssätt. Rekommendationer inkluderar standardisering av dokumentationspraxis, förbättrad tillgång till projektdata, förenklade interna processer för lågriskprojekt samt ökad utbildning i digitala verktyg. Dessa åtgärder syftar till att stödja en mer effektiv, transparent och samarbetsinriktad försäljningsprocess inom Wärtsilä.