Hankkeiden tiedonhallinnan kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa Kannuksen kaupungin hankkeiden tiedonhallintaa siten, että hanketiedot ovat helposti saatavilla, tukevat kunnan päätöksentekoa ja tehostavat raportointia. Työssä selvitettiin hankkeiden tiedonhallinnan nykytila, tunnistettiin haasteet sekä määritettiin tavoitetila, jossa hanketieto on keskitetysti hallittua, helposti saavutettavaa ja hyödynnettävissä johdon tarpeisiin. Tutkimus toteutettiin kehittämistutkimuksena. Aineisto koostui teemahaastatteluista, joihin osallistui kaupungin eri toimialojen edustajia, sekä dokumenttianalyysistä, jossa tarkasteltiin muiden kuntien hankeohjeita. Haastattelujen avulla tunnistettiin hankkeiden tiedonhallinnan keskeiset haasteet, kuten ohjeistuksen puute, tiedonkulun katkokset sekä raportoinnin hajanaisuus. Dokumenttianalyysi puolestaan toi esiin muiden kuntien hyviä käytäntöjä, kuten hankkeiden seurantaa tukevat projektiluettelot, vuosittaiset koontiraportit, päätöksenteon selkeät linjaukset sekä viestinnän suunnitelmallisuuden varmistaminen. Tulosten perusteella hanketiedonhallinta on hajanaista ja epäyhtenäistä. Tiedon tallennuspaikat, käytännöt ja vastuut vaihtelevat toimialoittain, mikä vaikeuttaa kokonaiskuvan muodostamista ja tiedon hyödyntämistä päätöksenteossa. Erityisesti hankeohjeen laatiminen ja vuosittaiset hankeraportointikäytännöt nousivat esiin merkittävinä kehityskohteina. Opinnäytetyössä esiin nousseiden haasteiden perusteella ehdotettiin useita kehittämistoimia, joiden tavoitteena on parantaa hanketiedon hallintaa ja hyödyntämistä. Ensisijaisena toimenpiteenä nähtiin kaupungin hankeohjeen laatiminen. Ohjeessa tulisi määritellä periaatteet, joilla hankkeisiin osallistutaan, hankeprosessin vaiheet ja niissä syntyvän tiedon hallinta ja jakaminen. Viestinnän ja raportoinnin tueksi ehdoteltiin laatimaan mallipohjia mm. loppuraportointiin. Lisäksi suositeltiin keskitetyn hankerekisterin käyttöönottoa, joka kokoaisi kaikki olennaiset tiedot yhteen paikkaan.