Shadow AI and Organizational Governance: A Case Study of Technology Use Beyond IT Oversight
Mansner, Veera (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025110527146
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025110527146
Tiivistelmä
Generative AI tools are increasingly integrated into workplace routines, often without formal IT approval, a phenomenon known as shadow AI. This case study investigates how shadow AI is used within a global biotechnology organization, the reasons behind its use, and strategies for managing it through effective AI governance.
The research was based on existing literature researching generative AI, shadow AI and organizational AI governance. Shadow AI is a new phenomenon, so there was not that much research yet made of it. The study employed a mixed-methods case study approach, combining quantitative survey of employees with qualitative expert interviews to explore shadow AI usage and governance within the organization. Convenience sampling was used for the survey, and purposive sampling for interviews with IT specialists. The research started in May 2025 and was concluded in November 2025.
Survey results showed that shadow AI tools are widely used in the case organization and that people use shadow AI tools mostly because it gives the best answers. Interviews reviewed that the organization does have an AI governance, and it is mostly driven by the EU AI Act. The interviewed experts did not agree on whether unofficial generative AI tools should be blocked or not, and that is something they should align. Generatiivisten tekoälytyökalujen käyttö ilman IT osaston virallista hyväksyntää on lisääntynyt työpaikoilla. Tällaista luvatonta käyttöä kutsutaan varjotekoälyksi. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, kuinka toimeksiantajayrityksessä käytetään varjotekoälyä. Lisäksi tutkittiin, miksi varjotekoäly työkaluja käytetään ja millaisia strategioita yritys voi käyttää ilmiön hallitsemiseksi.
Tässä tutkimuksessa käytettiin teoreettisena viitekehyksenä olemassa olevaa kirjallisuutta generatiivisesta tekoälystä, varjotekoälystä ja yrityksen tekoälyn ohjausmallista. Varjotekoäly on uusi ilmiö, joten siitä ei löytynyt vielä paljon olemassa olevaa tutkimustietoa. Tutkimus tehtiin monimenetelmäisenä tapaustutkimuksena, jossa yhdistettiin määrällistä tutkimusta kyselyssä työntekijöille ja laadullista tutkimusta asiantuntijahaastatteluissa. Kyselyssä tutkittiin varjotekoälyn käyttöä ja haastatteluissa tutkittiin yrityksen tekoälyn ohjausmalleja. Kyselyssä käytettiin mukavuusotantaa ja IT spesialistien haastatteluissa käytettiin harkintaotantaa. Tutkimus aloitettiin toukokuussa 2025 ja tutkimus valmistui marraskuussa 2025.
Kyselyn tulokset osoittavat, että varjotekoäly työkaluja käytetään yrityksessä laajasti, ja että työkaluja käytetään pääsääntöisesti koska nämä työkalut antavat parhaimman tuloksen. Haastattelut osoittavat, että yrityksessä on tekoälyn ohjausmalli, jota ohjaa vahvasti EU:n tekoälysäädös. Haastatellut henkilöt eivät ole yhtä mieltä siitä, tulisiko varjotekoäly työkalujen käyttö estää täysin vai ei. Tästä haastateltujen IT spesialistien tulisi tehdä yhteinen päätös.
The research was based on existing literature researching generative AI, shadow AI and organizational AI governance. Shadow AI is a new phenomenon, so there was not that much research yet made of it. The study employed a mixed-methods case study approach, combining quantitative survey of employees with qualitative expert interviews to explore shadow AI usage and governance within the organization. Convenience sampling was used for the survey, and purposive sampling for interviews with IT specialists. The research started in May 2025 and was concluded in November 2025.
Survey results showed that shadow AI tools are widely used in the case organization and that people use shadow AI tools mostly because it gives the best answers. Interviews reviewed that the organization does have an AI governance, and it is mostly driven by the EU AI Act. The interviewed experts did not agree on whether unofficial generative AI tools should be blocked or not, and that is something they should align.
Tässä tutkimuksessa käytettiin teoreettisena viitekehyksenä olemassa olevaa kirjallisuutta generatiivisesta tekoälystä, varjotekoälystä ja yrityksen tekoälyn ohjausmallista. Varjotekoäly on uusi ilmiö, joten siitä ei löytynyt vielä paljon olemassa olevaa tutkimustietoa. Tutkimus tehtiin monimenetelmäisenä tapaustutkimuksena, jossa yhdistettiin määrällistä tutkimusta kyselyssä työntekijöille ja laadullista tutkimusta asiantuntijahaastatteluissa. Kyselyssä tutkittiin varjotekoälyn käyttöä ja haastatteluissa tutkittiin yrityksen tekoälyn ohjausmalleja. Kyselyssä käytettiin mukavuusotantaa ja IT spesialistien haastatteluissa käytettiin harkintaotantaa. Tutkimus aloitettiin toukokuussa 2025 ja tutkimus valmistui marraskuussa 2025.
Kyselyn tulokset osoittavat, että varjotekoäly työkaluja käytetään yrityksessä laajasti, ja että työkaluja käytetään pääsääntöisesti koska nämä työkalut antavat parhaimman tuloksen. Haastattelut osoittavat, että yrityksessä on tekoälyn ohjausmalli, jota ohjaa vahvasti EU:n tekoälysäädös. Haastatellut henkilöt eivät ole yhtä mieltä siitä, tulisiko varjotekoäly työkalujen käyttö estää täysin vai ei. Tästä haastateltujen IT spesialistien tulisi tehdä yhteinen päätös.