Yhteisen intranetin rooli ja tavoitteet Pesmel konsernissa : sisäisen viestinnän kehittäminen tytäryhtiöissä

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin Pesmel-konsernin sisäisen viestinnän nykytilaa ja kehittämistarpeita, sekä intranetin roolia yhtenäisen viestintäkanavan rakentamisessa. Työn tavoitteena oli tutkia konsernin tytäryhtiöiden näkemyksiä intranetin tarpeellisuudesta, sisällöstä ja toiminnallisuuksista sekä määritellä intranetin käytön toimintapoliittiset ohjeet. Teoreettisena viitekehyksenä olivat sisäinen viestintä, kulttuuriset erot organisaatioissa ja teknologinen kehitys viestinnässä.

Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena, joka lähetettiin konsernin kaikkien tytäryhtiöiden työntekijöille. Kyselyssä selvitettiin työntekijöiden kokemuksia nykyisistä viestintäkäytännöistä, intranetin tarpeellisuudesta ja odotuksista. Kyselyssä selvitettiin myös asenteita tulevaa intranettiä kohtaan. Aineisto analysoitiin kuvailevien tilastollisten menetelmien avulla.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että intranet koettiin tarpeelliseksi erityisesti tiedon keskittämisen, ajantasaisen ja yhdenmukaisen tiedottamisen. Vastaajat pitivät tärkeänä, että intranet tukisi nopeaa tiedonhakua, vähentäisi sähköpostien määrää ja parantaisi konsernitasoisesti viestinnän saavutettavuutta. Haasteiksi koettiin intranetin käyttöönottoon liittyvät asiat, sisällön ylläpidon jatkuvuus ja henkilöstön motivointi uuden viestintäkanavan käyttöön-ottoon.

Työn tuotoksena laadittiin intranetin toimintapoliittinen ohje, jossa määritellään intranetin käytön keskeiset periaatteet, vastuut ja sisällön hallinnan. Ohjeessa korostettiin ajantasaisuutta, yhtenäisyyttä sekä tietoturvan merkitystä.

Opinnäytetyön perusteella voitiin todeta, että yhteinen intranet tukee konsernin strategiaa vahvistamalla sisäistä viestintää, yhdenmukaistamalla toimintaa ja helpottamalla henkilöstön päivittäistä työtä.

The purpose of this thesis was to examinate the current state and development needs of internal communication in the Pesmel Group as well as the role of intranet building a unified communication channel. The aim of this study was to explore the subsidiaries’ views on the necessity, content, and functionalities of the intranet and to define operational guidelines of its use. The theoretical framework focused on internal communication, cultural differences in organizations, and the development of communication technologies.

The research was conducted as a quantitative survey, which was sent to all employees of the Group’s subsidiaries. The survey investigated employees’ experiences of current communication practices as well as their perceptions of the necessity, content and expected benefits of the intranet. In addition, attitudes towards the future intranet were examined. The data was analyzed using descriptive statistical methods.

The results indicated that the intranet was considered necessary particularly for centralizing information, ensuring up-to-date communication, and creating consistent information flow. Respondents emphasized the importance of supporting quick information retrieval, reducing emails and improving internal communication at the Group level. The main challenges were related to resources required for implementation, the continuity of content maintenance and motivating employees to adopt the new communication channel.

The outcome of this thesis was to create operational guidelines for intranet use, defining key principles, responsibilities and content management. The guideline emphasized the importance of up-to-date information, consistency and information security.

Based on the findings, it was concluded that a common intranet supports the Groups’ strategy by strengthening internal communication, harmonizing operations and facilitating employees’ daily work.