Asioiden käsittelyn vaativuuden arviointi luokittelun avulla
Sarmiento, Nina (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025110627235
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025110627235
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, olisiko tietosuojavaltuutetun toimistossa tarpeen ottaa käyttöön valmistelussa olevien asioiden käsittelyn vaativuuden arviointi. Opinnäytetyössä selvitettiin myös, minkälaisia arviointiin käytettävät arviointikriteerit voisivat olla. Opinnäytetyön tavoitteena oli muodostaa selkeä käsitys siitä, onko tietosuojavaltuutetun toimistossa vireille tulevien asioiden käsittelyn vaativuuden arviointi tarpeellista ja miten vaativuuden arvioinnin voisi toteuttaa.
Opinnäyte toteutettiin laadullisena kehittämistutkimuksena. Aineisto kerättiin sekä asiantuntijahaastattelujen että kyselyn avulla. Yksilöhaastatteluihin kutsuttiin tietosuojavaltuutetun toimiston sekä hallinto-oikeuksien asiantuntijoita. Kysely lähetettiin tietosuojavaltuutetun toimiston koko henkilöstölle. Asiantuntijahaastattelujen aineistot ja kyselyn vastaukset analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla. Tutkimusaineistosta kartoitettiin tutkimuskysymyksiin liittyvät alkuperäisilmaukset, joista muodostettiin pelkistettyjen ilmaisujen kautta neljä asioiden vaativuuden arviointiin liittyvää pääluokkaa.
EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) alettiin soveltaa 25.5.2018 ja asetus toi tietosuojavaltuutetun toimistolle uusia tehtäviä. Asetuksen myötä käsiteltävien asioiden määrä kasvoi merkittävästi. Asioiden valmistelun vastuiden tasaisemman jakautumisen on todettu vaativan kehittämistä. Asioiden vaativuus vaihtelee, ja pelkkä asioiden lukumäärien tarkastelu ei sovellu vastuiden tasaisemman jakautumisen kriteeriksi.
Tulosten mukaan asioiden käsittelyn vaativuuden arviointia pidettiin lähtökohtaisesti tarpeellisena. Parhaimmaksi luokittelutavaksi todettiin tehtäväluokkakohtainen luokittelu sekä tietosuojavaltuutetun toimistossa käytössä olevan seulontamenettelyn laajentaminen. Valmistelijan manuaalisesti tekemää arviointia pidettiin liian työläänä. Haasteena tunnistettiin myös asian vaativuuden muuttuminen asian käsittelyn aikana, vastuiden määrittely sekä riittävän asiantuntemuksen varmistaminen arvioinnin tekemisessä.
Tutkimuksen tuloksena muodostui tietosuojavaltuutetun toimiston asiantuntijoiden näkemys asioiden käsittelyn vaativuuden arvioinnista sekä ehdotuksia arviointikriteereiksi. Vaativuuden arvioinnin käyttöönotto ja kriteerien määritteleminen edellyttää jatkotutkimusta ja yhteistyötä tietosuojavaltuutetun toimiston johdon sekä asiantuntijoiden kanssa
Opinnäyte toteutettiin laadullisena kehittämistutkimuksena. Aineisto kerättiin sekä asiantuntijahaastattelujen että kyselyn avulla. Yksilöhaastatteluihin kutsuttiin tietosuojavaltuutetun toimiston sekä hallinto-oikeuksien asiantuntijoita. Kysely lähetettiin tietosuojavaltuutetun toimiston koko henkilöstölle. Asiantuntijahaastattelujen aineistot ja kyselyn vastaukset analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla. Tutkimusaineistosta kartoitettiin tutkimuskysymyksiin liittyvät alkuperäisilmaukset, joista muodostettiin pelkistettyjen ilmaisujen kautta neljä asioiden vaativuuden arviointiin liittyvää pääluokkaa.
EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) alettiin soveltaa 25.5.2018 ja asetus toi tietosuojavaltuutetun toimistolle uusia tehtäviä. Asetuksen myötä käsiteltävien asioiden määrä kasvoi merkittävästi. Asioiden valmistelun vastuiden tasaisemman jakautumisen on todettu vaativan kehittämistä. Asioiden vaativuus vaihtelee, ja pelkkä asioiden lukumäärien tarkastelu ei sovellu vastuiden tasaisemman jakautumisen kriteeriksi.
Tulosten mukaan asioiden käsittelyn vaativuuden arviointia pidettiin lähtökohtaisesti tarpeellisena. Parhaimmaksi luokittelutavaksi todettiin tehtäväluokkakohtainen luokittelu sekä tietosuojavaltuutetun toimistossa käytössä olevan seulontamenettelyn laajentaminen. Valmistelijan manuaalisesti tekemää arviointia pidettiin liian työläänä. Haasteena tunnistettiin myös asian vaativuuden muuttuminen asian käsittelyn aikana, vastuiden määrittely sekä riittävän asiantuntemuksen varmistaminen arvioinnin tekemisessä.
Tutkimuksen tuloksena muodostui tietosuojavaltuutetun toimiston asiantuntijoiden näkemys asioiden käsittelyn vaativuuden arvioinnista sekä ehdotuksia arviointikriteereiksi. Vaativuuden arvioinnin käyttöönotto ja kriteerien määritteleminen edellyttää jatkotutkimusta ja yhteistyötä tietosuojavaltuutetun toimiston johdon sekä asiantuntijoiden kanssa