Tiedonhallintamallin hyödyntäminen organisaatiossa

Abstract

Tiedonhallintamallin kuvausvelvoite julkishallinnolle on tullut voimaan vuonna 2020. Organisaatioissa on kuitenkin edelleen epätietoisuutta siitä, miten mallin tietoja voidaan hyödyntää toiminnassa. Opinnäytetyön tutkimusongelmana oli tiedonhallintamalliin liittyvän käyttö- ja hyötypotentiaalin selvittäminen ja mahdollisten mallin kehitystarpeiden tunnistaminen eri käyttäjäryhmien näkökulmasta. Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia ehdotuksia toimeksiantajan tiedonhallintamallin kehittämiseksi.

Opinnäytetyö oli laadullisen tutkimuksen kenttään sijoittuva tutkimuksellinen kehittämistyö, jossa oli piirteitä tapaustutkimuksesta. Vastauksia tutkimusongelmaan etsittiin kokonaisarkkitehtuuria koskevasta tutkimuskirjallisuudesta sekä julkishallinnolle suunnatuista suosituksista. Primaariaineisto kerättiin lomakekyselyllä. Kysely lähetettiin toimeksiantajaorganisaation lisäksi neljään muuhun varsinaissuomalaiseen kuntaan, jotka olivat tehneet yhteistyötä tiedonhallintamallin laatimisen suunnittelussa yhteisessä hankkeessa.

Kyselyvastaukset analysoitiin kolmen käyttäjäryhmän näkökulmasta, jotka olivat johto, alan asiantuntijat ja muu henkilöstö. Vastaajat kokivat tiedonhallintamallin tiedot enemmän hyödyllisiksi kuin hyödyttömiksi. Johto ja muu henkilöstö pitivät hyödyllisimpänä toimintaprosessien kuvauksia ja alan asiantuntijoille hyödyllisimpiä olivat tietoaineistojen, tietovarantojen ja tietojärjestelmien kuvaukset.

Tutkimustuloksena laadittiin yhteenveto tiedonhallintamallin potentiaalisista käyttökohteista ja hyödyistä ja selvitettiin hyötyjen realisoitumiseen vaikuttavia tekijöitä. Tutkielmassa selvisi, että tiedonhallintamallin kehittämisessä on huomioitava mallin tuottajat ja käyttäjät sekä ympäröivä organisaatiokulttuuri. Tiedonhallintamallin käyttäminen ja laatiminen nähtiin opinnäytetyössä myös uuden tiedon luomiseksi ja organisaation tiedon jakamiseksi. Johtopäätöksenä laadittiin kehittämisehdotuksia koskien tiedonhallintamallia tuotteena, palveluna ja prosessina. Ensimmäisenä kehittämistoimenpiteenä suositellaan ylläpitoprosessin kuvaamista ja selkeyttämistä sekä organisaation osaamistason lisäämistä. Tämän jälkeen tiedonhallintamallia voidaan kehittää muilla toimenpiteillä.