Tapahtumajohtamisen kehittäminen : Ollikkala-messujen järjestäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Keski-Pohjanmaan Maaseutunäyttelyt ry, joka järjestää määräajoin Ollikkala-messut-nimellä tunnetun maaseutunäyttelyn. Ollikkala-messujen toimintaympäristönä on Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän Kannuksen toimipaikka, jossa tapahtuma järjestetään yhteistyössä oppilaitoksen kanssa. Tapahtumaa johtava messuorganisaatio koostuu sekä Maaseutunäyttelyt ry:n että oppilaitoksen henkilöstöstä. Messuorganisaatiossa oli tunnistettu tarve kehittää tapahtumajohtamisen osaamista, tavoitteena tapahtuman kehittäminen ja oppilaitoksen roolin kasvattaminen toisena tapahtuman järjestäjänä.

Opinnäytetyön teoriaosuus suoritettiin kirjallisuuskatsauksena. Tietoperustaa vahvistettiin myös havainnoimalla organisaation toimintaa sekä muita vastaavia tapahtumia. Kirjallisuuskatsauksessa perehdyttiin tutkimukselliseen kehittämiseen, tapahtuman johtamiseen ja maatalousalan ajankohtaisiin trendeihin. Työn tutkimusvaiheessa hyödynnettiin kohderyhmittäin kerättyjä palautteita asiakaskokemuksista vuosien 2023 ja 2025 Ollikkala-messuilta sekä messuorganisaation tekemiä havaintoja tapahtumista. Asiakaskokemuksia analysoitiin sekä kvantitatiivisin että kvalitatiivisin tutkimusmenetelmin. Asiakaskokemuksia kuvaavista palauteaineistoista tässä työssä liitteenä julkaistaan vain numeeriset koosteet, sanallisten palautteiden jäädessä messuorganisaation ja kirjoittajan haltuun.

Opinnäytetyötä tehdessä havaittiin, että asiakaskokemuksia ja henkilöstön havainnointia voidaan hyödyntää johtamisen kehittämisessä. Yksilöiden vahvuuksien tunnistamisen, organisaation yhteisen tahtotilan sekä johdon onnistumisen viestinnässä ja vuorovaikutuksessa todettiin olevan menestyksekkään tapahtumajohtamisen perusta.

The commissioning party for this thesis was Keski-Pohjanmaan Maaseutunäyttelyt ry, an association that periodically organizes a rural exhibition known as the Ollikkala Fair. The operational environment for the Ollikkala Fair is the Kannus campus of the Central Ostrobothnia Educational Consortium, where the event is organized in cooperation with the educational institution. The fair is managed by an organizing committee consisting of personnel from both Maaseutunäyttelyt ry and the educational institution. Within the organizing committee, a need was identified to develop event management expertise, with the aim of improving the event and strengthening the role of the educational institution as a co-organizer.

The theoretical part of the thesis was conducted as a literature review. The knowledge base was further reinforced by observing the activities of the organization and other similar events. The literature review focused on research-based development, event management, and current trends in the agricultural sector. In the research phase, feedback on customer experiences was collected from target groups at the Ollikkala Fairs in 2023 and 2025, along with observations made by the organizing committee during the events. Customer experiences were analyzed using both quantitative and qualitative research methods. From the feedback materials describing customer experiences, only numerical summaries are published as appendices in this thesis; verbal feedback remains with the organizing committee and the author.

During the thesis process, it was observed how customer experiences and staff observations can be utilized in the development of leadership. Identifying individual strengths, establishing a shared organizational vision, and successful communication and interaction by the management were found to be the foundation of successful event leadership.