Communication in multinational team at Huhtamaki Foodservice Nordic Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kansainvälisen etätyötä tekevän tiimin viestinnän haasteet, sekä miten viestintää voidaan parantaa. Tutkimuksen kohteena olivat asiakaspalvelutiimi ja myyntitiimi Huhtamaki Foodservce Nordic Oy: ssä. Tutkimuksessa etsittiin syitä viestinnän ongelmiin erilaisista kulttuureissa, etätyöskentelystä ja kielellisistä haasteista monikielisessä tiimissä. Tutkimuksessa keskityttiin erityisesti asiakaspalvelutiimin viestintään ja sen haasteisiin.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kirjallisuuteen perustuvaa analyysia sekä tiimiläisten haastattelujen tuloksia. Haastatteluissa korostui, että kulttuuriset erot eivät vaikuta viestintään, mutta persoonallisuuksilla ja asenteilla on vaikutusta. Erityisesti haasteita loivat haastattelujen mukaan etätyö, tiimityöskentely ja kielimuurit. Myös luottamus on tärkeä osa hyvää tiimiä ja lievät luottamusongelmat nousivat haastatteluissa esiin.

Työn teoriapohjana käytettiin 7C viestintä -mallia, jonka osa-alueita ovat selkeys, ytimekkyys, oikeellisuus, täydellisyys, konkretia, kohteliaisuus ja huomiointi. Teoriapohjan kautta tuloksia tutkaillessa nousi esiin, että tiimin tulisi tavata kasvokkain, kehittää tiedonkulun kanavia sekä avoimempaa ja myönteisempää ilmapiiriä tiimissä, jotta kommunikaatiota saadaan parannettua

The aim of this thesis was to identify the reasons why international online team has communication problems and how those can be improved. The thesis focuses on customer service team and sales team at Huhtamaki Foodservice Nordic Oy. The study investigated reasons for communication problems in online multicultural team, working online and multilingual challenges in team.

The research method was literature analyses and interviews. The main findings show that cultural differences do not actually affect communication. The team is from Nordic countries where cultures have similarities. Personal features and attitudes affect communication more than culture. The main factors for difficulties in communication are working online, teamwork and language differences. In addition, trust is important part of functional team and minor trust issues came up in the interviews.

7 C’s of communication framework were used as a base of analyzing the data. The key areas in 7C’s are clarity, conciseness, correctness, completeness, concreteness, courtesy, and consideration. Collected data revealed that the team should meet face-to-face more often, decide to have better information channels, and foster a more positive atmosphere to improve communication.