Opiskelijoiden ohjaaminen tapahtuman järjestämisessä

Abstract

Opinnäytetyössä suunniteltiin ja toteutettiin tapahtuma yhteistyössä liiketoiminnan perustutkinnon opiskelijoiden kanssa. Tavoitteena oli tarjota opiskelijoille mahdollisuus oppia tapahtuman järjestämistä käytännön kautta ja samalla kehittää heidän työelämävalmiuksiaan. Opiskelijat osallistuivat tapahtuman kaikkiin vaiheisiin, jotka sisälsivät suunnittelun, markkinoinnin, myynnin, yhteistyökumppaneiden hankinnan, toteutuksen sekä palautteen keruun ja arvioinnin.

Tapahtuman teemaksi valittiin gaalailta, joka suunnattiin paikallisille yrittäjille. Opinnäytetyön toiminnallinen osuus toteutettiin oppilaitoksen ja illallisravintolan yhteistyönä, jolloin viranomaisasiat ja tapahtumapaikan turvallisuusvaatimukset hoituivat ravintolan vastuulla. Tämän ansiosta opiskelijat saattoivat keskittyä tapahtuman sisällön tuottamiseen. Opiskelijoiden roolit ja tehtävät jaettiin heidän vahvuuksiensa ja kiinnostuksensa mukaan.

Ohjaus toteutettiin valmentavalla otteella. Opiskelijoille annettiin tilaa itsenäiselle työskentelylle ja vastuunkannolle. Ohjaajana toimiminen perustui aiempaan kokemukseen sekä tradenomiopintojen tarjoamaan teoriapohjaan, jonka sisältöjä sovellettiin projektin aikana. Tapahtuman toteutus edisti myös yrittäjyyskasvatuksen tavoitteita, kuten luovuutta, oma-aloitteisuutta ja yhteistyötaitoja.

Tapahtuma toteutui suunnitellusti ja se keräsi osallistujilta myönteistä palautetta. Opinnäytetyön tuloksena voitiin todeta, että käytännönläheinen ja ohjattu projektityö on toimiva ja motivoiva tapa oppia tapahtuman järjestämistä sekä kehittää työelämätaitoja.

In this thesis, an event was planned and implemented in collaboration with students from the Vocational Qualification in Business. The objective was to provide the students with an opportunity to learn event management through practical experience while also supporting the development of their working life skills. The students participated in all phases of the project, including planning, marketing, sales, partner acquisition, implementation, feedback collection and evaluation.

The event theme was a gala evening targeted at local entrepreneurs. The practical part of the thesis was carried out in cooperation with the educational institution and a dinner restaurant. The restaurant was responsible for all permits and safety regulations required for the event, allowing the students to focus on creating the content of the event. The students´ roles and tasks were assigned according to their strengths and interests.

Guidance was provided through a couching approach. Students were given space to work independently and take responsibility. The role of the instructor was based on previous experience and theoretical knowledge gained during business administration studies. This theoretical foundation was applied throughout the project. The event also supported the goals of entrepreneurship education by encouraging creativity, intiative and collaboration.

The event was successfully implemented and received positive feedback from the participants. The results of the thesis indicated that practical and well-guided project work is an effective and motivating way to learn event management and to strengthen working life competences.