Toimintaohjeistus erityistilanteisiin perehdytyksen ja arjen työn tueksi : case AiCan Happy People

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona hotelli-, ravintola- ja tapahtuma-aloihin erikoistuneelle henkilöstöpalveluyritys AiCan Happy People Oy:lle.

Työn tavoitteena oli parantaa yrityksen esihenkilötyön yhdenmukaisuutta ja tehokkuutta arjen yllättävissä tilanteissa sekä tukea uusien työntekijöiden perehdytystä. Tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa yrityksen intraan selkeä, käytännönläheinen ja helposti käytettävä toimintaohjeistus, joka kokoaa aiemmat hajanaiset ohjeistukset sekä hiljaisen tiedon yhteen.

Työn teoreettinen viitekehys rakentuu henkilöstöjohtamisen ja esihenkilötyön teemoista. Viitekehys taustoittaa henkilöstöjohtamisen osa-alueita, sen tarpeita ja vaadittavia ominaisuuksia, henkilöstöpalvelualan erityispiirteitä sekä esihenkilötyön vaatimuksia poikkeus- ja ongelmatilanteissa.

Toimintaohjeistus suunniteltiin yhteistyössä toimeksiantajan kanssa. Sen sisältö muodostui kyselytutkimuksen, johdon kanssa käytyjen keskustelujen sekä omien havaintojeni pohjalta. Valmis toimintaohjeistus sisältää muun muassa ohjeet sairauspoissaoloihin, tapaturmiin, varoituksiin, irtisanomisiin, ongelmatilanteisiin, kuten päihde- tai vilppiepäilyyn ja alisuoriutumiseen sekä ohjeet mediaan liittyvistä käytännöistä. Toimintaohjeistus syntyi keräämällä yhteen olemassa olevaa tietoa, yhdistämällä sitä teoriaan ja rakentamalla niistä kokonaisuus yrityksen intraan. Sen rakenteessa painotettiin selkeyttä, helppoa navigoitavuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Tyyliltään se noudatti yrityksen rentoa ja ihmisläheistä tyyliä kuitenkaan unohtamatta vankkaa lakeihin ja säädöksiin pohjautuvaa tietopohjaa.

Toimeksiantajalta saadun palautteen perusteella työn lopputulos vastasi hyvin yrityksen tarpeita. Ohjeistus koettiin hyödylliseksi, ajantasaiseksi ja käytännön työtä aidosti helpottavaksi työkaluksi, joka tukee perehdytystä ja toimii arjen työssä apuna. Työtä voidaan tulevaisuudessa täydentää, päivittää ja laajentaa yrityksen tarpeiden mukaan.

This functional thesis was commissioned by AiCan Happy People Oy, a human resources company specializing in the hotel, restaurant and event sectors.

The aim of the thesis was to improve the consistency and efficiency of the company’s supervisory work in typical unexpected situations and to support the onboarding of new employees. The purpose was to design and implement clear, practical and easy-to-use operating guidelines for the company's intranet, which would combine previous fragmented instructions and tacit knowledge.

The theoretical framework of the thesis was built on the themes of human resource management and supervisory work. The framework provided background on the areas of human resource management, its needs and the characteristics required, the special features of the human resources sector, and the requirements for supervisor work in exceptional and problem situations.

The operational guidelines were designed in co-operation with the client company. Their content was based on a survey, discussions with management, and the author’s own observations. The completed guidelines included instructions for sick leave, accidents, warnings, dismissals, problem situations, such as suspected substance abuse or dishonesty, and underperformance as well as instructions on media-related practices. The operating guidelines were created by collecting existing information, combining it with theory and compiling a complete manual for the company’s intranet. Its structure emphasized clarity, easy navigation and user-friendliness. The tone follows the company’s relaxed and people-oriented style, while maintaining a solid foundation in laws and regulations.

According to the feedback received from the client, the result of the work met the company's needs well. The guidelines were considered useful and a genuinely helpful practical tool that supports onboarding and assists in everyday work. In the future, the material can be supplemented, updated, and developed further according to the company’s needs.