Tehtävienhallintajärjestelmän käyttäjäkeskeinen kehittämissuunnitelma

Abstract

Pirkanmaan hyvinvointialueen sairaalahuollolla on käytössä Columna Flow Task Management -tehtävienhallintajärjestelmä. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa järjestelmälle käyttäjäkeskeinen kehittämissuunnitelma. Opinnäytetyö oli toiminnallinen ja sen sisältönä oli kartoittaa eri käyttäjäryhmille kertyneitä kokemuksia järjestelmän käytöstä sekä toiveita sen kehittämisestä. Työn toteutuksessa hyödynnettiin soveltavasti palvelumuotoilun prosessimallia ja menetelmiä.

Kehittämissuunnitelman luomiseksi toteutettiin kvalitatiivinen kysely, jolla selvitettiin, mikä järjestelmässä toimii tällä hetkellä käyttäjien mielestä hyvin ja missä kohdissa sen käyttö on turhauttavaa. Lisäksi selvitettiin, miltä järjestelmän käyttö on käyttäjistä tuntunut ja millaisia kehitysideoita ja -toiveita heille on käyttökokemuksen myötä syntynyt. Kyselyyn vastasi 47 sairaanhoitajaa, 47 sairaalahuoltajaa, 8 sairaalahuollon työnjohdon edustajaa ja 2 osastonhoitajaa.

Kertyneelle aineistolle suoritettiin temaattinen analyysi, jonka avulla laajasta laadullisesta aineistosta tunnistettiin toistuvia teemoja. Analyysin tuloksena muodostui pitkä lista kehitystoiveiden kohteena olevia asioita. Merkittävimpinä kehityskohtina nousivat käyttäjäryhmittäin esiin sairaanhoitajien mahdollisuus seurata tilauksia, sairaalahuoltajien toistuvien tehtävien listojen sisällöt ja esitystapa sekä työnjohdon keinot hyödyntää järjestelmän tuottamaa tietoa.

The Hospital Maintenance Services of the Wellbeing Services County of Pirkanmaa utilize the Columna Flow Task Management system. The purpose of this practice-based thesis was to create a user-centered development plan for the system. This work focused on mapping the experiences of different user groups and identifying their needs and expectations for future development. The thesis was carried out using an applied service design process and methods.

A qualitative survey was conducted to explore which aspects of the system function well, which cause frustration, and how the system is experienced in everyday use. The survey also gathered concrete development ideas. The collected data was analyzed thematically, which enabled the identification of recurring patterns within the extensive qualitative material.

The key development areas that emerged were nurses’ ability to track requests, the content and presentation of recurring task lists for hospital service staff, and the ways in which supervisors can utilize the data generated by the system. Overall, the results provide a clear foundation for user-centered development of the task management system.