Digitaalisen tiedonhallinnan kehittäminen pk-yrityksessä
Ailinpieti, Lauri (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025112529779
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025112529779
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Aikolon Oy:n nykyisen tiedostonhallinnan keskeiset haasteet ja kehittämistarpeet sekä arvioida, millainen dokumentinhallintajärjestelmä tukisi parhaiten yrityksen tulevaisuuden tarpeita. Työ toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, jossa keskityttiin parantamaan tiedon löydettävyyttä, yhtenäisyyttä ja tietoturvaa.
Työ perustui laadulliseen lähestymistapaan, ja aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla yrityksen eri osastoilla työskenteleviltä henkilöiltä. Haastatteluissa arvioitiin tiedonhallinnan osa-alueita asteikolla 1–5. Aineisto analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin avulla.
Tulosten mukaan Aikolon Oy:n tiedostonhallinnan suurimmat haasteet liittyivät dokumenttien löydettävyyteen, versiohallintaan ja metadatan hyödyntämisen puutteeseen. Verkkolevypohjainen tiedonhallinta koettiin tutuksi mutta epäyhtenäiseksi, mikä vaikeutti tiedon löytämistä ja hallintaa. Työntekijöiden henkilökohtaiset tallennuskäytännöt ja nimeämistavat lisäsivät tiedon pirstaloitumista.
Tutkimuksessa vertailtiin kolmea dokumentinhallintaratkaisua: M-Filesia, DocuWarea ja Microsoft SharePoint Onlinea. Vertailun perusteella M-Files ja DocuWare tarjosivat laajimmat metatietopohjaiset ominaisuudet, mutta niiden käyttöönotto vaati resursseja ja koulutusta. SharePoint nähtiin realistisena ja vaiheittain kehitettävänä vaihtoehtona, joka mahdollisti etenemisen kohti modernimpaa dokumentinhallintaa ilman raskaita investointeja.
Kehittämisehdotuksissa korostuivat yhteiset pelisäännöt, nimeämiskäytännöt ja henkilöstön koulutus. Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa suositellaan vanhan tiedostorakenteen selkeyttämistä ja ajantasaisten dokumenttien luokittelua. Työ tuotti vaiheittaisen etenemismallin, jonka avulla Aikolon Oy voi kehittää tiedonhallintaansa hallitusti ja kustannustehokkaasti. Tulokset vahvistavat, että tiedonhallinnan kehittäminen on ennen kaikkea toimintakulttuurin muutos, jossa tekninen järjestelmä toimii välineenä yhteisten käytäntöjen tukemisessa.
Työ perustui laadulliseen lähestymistapaan, ja aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla yrityksen eri osastoilla työskenteleviltä henkilöiltä. Haastatteluissa arvioitiin tiedonhallinnan osa-alueita asteikolla 1–5. Aineisto analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin avulla.
Tulosten mukaan Aikolon Oy:n tiedostonhallinnan suurimmat haasteet liittyivät dokumenttien löydettävyyteen, versiohallintaan ja metadatan hyödyntämisen puutteeseen. Verkkolevypohjainen tiedonhallinta koettiin tutuksi mutta epäyhtenäiseksi, mikä vaikeutti tiedon löytämistä ja hallintaa. Työntekijöiden henkilökohtaiset tallennuskäytännöt ja nimeämistavat lisäsivät tiedon pirstaloitumista.
Tutkimuksessa vertailtiin kolmea dokumentinhallintaratkaisua: M-Filesia, DocuWarea ja Microsoft SharePoint Onlinea. Vertailun perusteella M-Files ja DocuWare tarjosivat laajimmat metatietopohjaiset ominaisuudet, mutta niiden käyttöönotto vaati resursseja ja koulutusta. SharePoint nähtiin realistisena ja vaiheittain kehitettävänä vaihtoehtona, joka mahdollisti etenemisen kohti modernimpaa dokumentinhallintaa ilman raskaita investointeja.
Kehittämisehdotuksissa korostuivat yhteiset pelisäännöt, nimeämiskäytännöt ja henkilöstön koulutus. Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa suositellaan vanhan tiedostorakenteen selkeyttämistä ja ajantasaisten dokumenttien luokittelua. Työ tuotti vaiheittaisen etenemismallin, jonka avulla Aikolon Oy voi kehittää tiedonhallintaansa hallitusti ja kustannustehokkaasti. Tulokset vahvistavat, että tiedonhallinnan kehittäminen on ennen kaikkea toimintakulttuurin muutos, jossa tekninen järjestelmä toimii välineenä yhteisten käytäntöjen tukemisessa.