ASUNTO- JA KIINTEISTÖOSAKEYHTIÖIDEN OSTOLASKUPROSESSIN KEHITTÄMINEN : Kannuksen Isännöitsijä ja Tilitoimisto Oy

Abstract

Opinnäytetyössä kehitettiin asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden ostolaskuprosessia kohti sähköistä taloushallintoa. Ensin selvitettiin toimeksiantajayritykselle sopiva ostoreskontra. Lopulta tehtiin toimintaohjeet ja opas siitä, kuinka ostolaskuprosessi hoidetaan ostoreskontran avulla, kun e-laskut siirretään sinne sähköisesti. Opinnäytetyön liitteenä oleva opas on salattu.

Opinnäytetyön tietoperustassa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa ja sen kehittymistä sekä sähköistä arkistointia. Tarkemmaksi käsittelykohteeksi sähköisestä taloushallinnosta otettiin verkkolaskut. Lisäksi tietoperustassa käsiteltiin ostolaskuprosessia, ostoreskontraa sekä asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden toimintaa lainsäädännön mukaan.

Empiirisessä osuudessa käsiteltiin paperisen ostolaskuprosessin hoitamista Kannuksen Isännöitsijä ja Tilitoimistossa. Selvitettiin sopivaa ostoreskontraohjelmaa ja hankittiin valitun ohjelman käyttökokemuksia muilta isännöitsijä ja tilitoimistoilta sähköpostikyselyn avulla. Ostoreskontran avulla ostolaskuprosessia halutaan nopeuttaa ja tuoda säästöjä asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöille. Opas antaa ohjeita siitä, kuinka ostolaskuprosessi hoidetaan sähköisesti valitulla ohjelmalla

This thesis was commissioned by Kannuksen Isännöitsijä ja Tilitoimisto Oy which is a superintendent and accounting company. The aim of this thesis was to develop the purchase invoice processes in housing and real estate companies toward electronic financial management. First a suitable accounts payable to the client company was found. Finally operational guidelines were drawn up as well as a guide for how the purchase invoice process is handled by using accounts payable when e-invoices are transferred there electronically. The guide which is attached to this thesis is secret.

The theoretical part of this thesis focused on the electronic accounting and how it has being developed as well as on electronic archiving. A Special emphasis was placed on e-invoicing. In addition, the purchase invoice process, accounts payable and how laws regulate the operations of housing and real estate companies were discussed in this thesis. In the empirical part the focus was on how the paper purchase invoice process is handled in the company that commissioned this thesis. The suitability of different accounts payable program s was evaluated and the experiences of the chosen program were studied on the basis of an email survey directed to other superintendent and accounting firms.

Using accounts payable is intended speed up the invoice process and bring savings in to the housing and real estate companies. The guide provides instructions on how to handle the purchase invoice process electronically using the selected program