Ostolaskuprosessin kehittäminen taiteen perusopetuksen oppilaitoksessa

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää valitun organisaation ostolaskuprosessia digitaalisen ja älykkään taloushallinnon työkalujen avulla. Kohdeorganisaationa oli yksityinen taiteen perusopetuksen oppilaitos ja tekijän oma työnantaja.

Kehitettäväksi taloushallinnon osaprosessiksi valikoitui ostolaskuprosessi, koska siinä oli turhaa aikaa vieviä manuaalisia ja toisteisia työtehtäviä. Hiljattain käyttöön otettu Netvisor-taloushallinto-ohjelmisto tarjosi työkaluja, joiden avulla ostolaskujen käsittelyä oli mahdollista automatisoida. Opinnäytetyön tarkoituksena oli löytää konkreettisia kehitysehdotuksia ja -toimenpiteitä ostolaskuprosessin kehittämiseen ja sujuvoittamiseen.

Opinnäytetyön tietoperustassa käsiteltiin digitaalista ja älykästä taloushallintoa, ostolaskuprosessin tehostamista ja automaatiota sekä sisäistä valvontaa ostolaskuprosessissa. Teoriakirjallisuuden mukaan avainasemassa ostolaskuprosessin automatisoinnissa oli verkkolaskutus ja riittävän edistyksellinen ohjelmisto. Ostolaskujen tiliöintiin teoriakirjallisuus tarjosi monia vaihtoehtoja, kuten tiliöinnin periyttämisen tilaukselta tai sopimukselta, toimittajien oletustiliöinnit ja koneoppimisen avulla luodut tiliöintiehdotukset.

Ennen kehitystoimenpiteitä ostolaskuprosessin nykytila kuvattiin ja organisaation viimeisen vuoden aikana vastaanottamat ostolaskut ryhmiteltiin muun muassa niiden vastaanottokanavan ja -tiheyden perusteella. Automaatiotoimenpiteet toteutettiin Netvisor-ohjelmiston tarjoamien työkalujen avulla. Kehitysprojektissa otettiin käyttöön älykkäät tiliöintiehdotukset ja määriteltiin toimittajille oletustiliöintejä. Tarvittavat automaatiosäännöt muodostettiin ostolaskujen automaattisen käsittelyn työkaluilla. Käyttöönoton jälkeen automaation toimivuutta seurattiin kuukauden ajan.

Kehitystyön jälkeen organisaation ostolaskuprosessi oli pääkohdittain lähtötilanteen kaltainen, mutta siihen oli lisätty järjestelmän tekemiä automaattisia toimenpiteitä. Niiden avulla varsinkin ostolaskujen tiliöinti nopeutui ja muuttui sujuvammaksi. Ajansäästön lisäksi myös työn mielekkyys parani, kun toisteiset työvaiheet vähenivät. Ostolaskuprosessin kehittäminen käytettävissä olevilla työkaluilla osoittautui melko vaivattomaksi. Varsinkin oletustiliöintien määrittäminen toimittajille oli helppoa ja nopeaa.

Aikataulullisesti opinnäytetyöprosessi onnistui hyvin ja suunnitelmien mukaisesti syyslukukauden 2025 aikana.