Kiinteistötietojärjestelmän vaikutukset Janakkalan kunnassa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, millaisia hyötyjä ja haasteita EG Optimaze -kiinteistötietojärjestelmän käyttöön liittyy, mitä mahdollisuuksia järjestelmä tarjoaa ja miten sen käyttöä voitaisiin kehittää. Työ toteutettiin Janakkalan kunnan tilapalveluiden toimeksiannosta, ja se keskittyi järjestelmän hyödyntämiseen kunnallisessa kiinteistöhallinnassa. Työn taustalla oli Janakkalan kunnan päätös siirtyä EG Optimaze -järjestelmän käyttöön kiinteistötiedon hallinnan parantamiseksi. Työn teoreettinen viitekehys rakentui kiinteistöhallinnan, tiedonhallinnan ja kunnallisen toiminnan näkökulmista. Tutkimus toteutettiin laadullisena, ja aineisto kerättiin teemahaastatteluilla, joihin osallistui järjestelmän käyttäjiä ja asiantuntijoita eri organisaatioista. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että järjestelmä tarjosi merkittäviä hyötyjä erityisesti tilatiedon hallinnassa, raportoinnissa ja kustannusten seurannassa. Käyttäjät arvostivat erityisesti järjestelmän visuaalisuutta, selkeyttä ja laajennettavuutta. Haasteiksi havaittiin muun muassa käyttöönoton resursointi, tietojen ajantasaisuuden varmistaminen ja tukipalveluiden saatavuus. Järjestelmän käyttö oli osittain keskittynyt yksittäisille henkilöille, mikä rajoitti sen täysimääräistä hyödyntämistä. Järjestelmä tarjoaa monipuolisia mahdollisuuksia kiinteistöjen, tilojen ja sopimusten hallintaan sekä tiedon tehokkaaseen hyödyntämiseen. Ajantasaiset pohjakuvat tukevat tilojen käytön hahmottamista ja sisäisen veloituksen hallintaa. Optimaze mahdollistaa integraatiot muihin järjestelmiin, mikä parantaa tiedonkulkua ja tukee päätöksentekoa. Kehittämisehdotuksissa korostuvat pohjakuvien laajempi hyödyntäminen, siivoustasojen määrittäminen, tilavarauksen ja käyttöasteen seuranta sekä raportoinnin automatisointi. EG Optimaze on toimiva työkalu kunnallisessa kiinteistöhallinnassa, mutta sen tehokas käyttö edellyttää selkeitä prosesseja, riittäviä resursseja ja koko organisaation sitoutumista. Tutkimus tarjoaa Janakkalan kunnalle arvokasta tietoa järjestelmän nykytilasta ja kehitystarpeista, joita voidaan hyödyntää järjestelmän jatkokehityksessä ja tiedonhallinnan prosessien suunnittelussa.