Johtamisen ja tiedottamisen pullonkaulat organisaation paikallistasolla

Abstract

Organisaation ja työskentelyn johtamisessa korostuu tehokas vuorovaikutus ja tiedottaminen. Henkilös-tön johtaminen asiantuntijaorganisaatiossa vaatii parempaa ja tehokkaampaa tiedottamista, sekä toimi-vaa ja avointa vuorovaikutusta. Työn tavoitteena oli selvittää, mitkä asiat tutkimuksen kohteeksi valitussa Puolustusvoimien (PV) organisaatiossa ovat tällä hetkellä tiedonkulun pullonkauloina ja mitä toimenpitei-tä niiden muuttamiseen tarvitaan.

Teoriaosuudessa perehdyttiin johtamiseen, johtamiskulttuuriin, viestinnän kanaviin ja sisäiseen viestin-tään hierarkkisissa organisaatioissa. Aineistona hyödynnettiin PV:n ohjesääntöjä ja oppaita, sekä viestin-nän, johtamisen ja organisaatioiden kirjallista lähdeaineistoa. Tutkimuksessa haastateltiin johtotason henkilöitä, sekä järjestettiin tutkittavan organisaation henkilöstölle strukturoitu kysely.

Tulokset analysoitiin osastoittain ja henkilöstöryhmittäin. Tutkimuksessa havaittiin, että yhdellä tutkitta-van organisaation osastolla on enemmän haasteita tiedottamisen ja johtamisen kanssa. Vastauksista sel-keimpinä huomioina nousivat esiin raskas byrokratia, tiedon taltiointi ja -hallinta, sekä vaihtelevat viestin-tä- ja johtamistavat. Henkilöstön osaaminen ja oman toiminnan kehittäminen eivät vaadi toimenpiteitä.

Johtopäätöksenä todettiin, että tutkittava organisaatio tarvitsee toimivat viestinnän ja tiedonhallinnan suunnitelmat tiedottamisen ja johtamisen yhdenmukaistamiseen, poistuvien henkilöiden tiedon taltioin-tiin ja toimivampaan tiedottamiskulttuuriin.

Opinnäytetyö auttoi tutkittavaa organisaatiota paikallistamaan tiedottamisen ja johtamisen pullonkauloja, ja ryhtymään toimenpiteisiin niiden poistamiseksi.

Management has been emphasizing effective interaction and communication. Managing personnel in a specialist organization requires better and more effective communication, as well as functional and open interaction. The aim of the thesis was to determine which issues in the Finnish Defence Forces’ (FDF) organization, se-lected as the research target, are currently bottlenecks of the information flow, and what measures are re-quired to change them. The theoretical part of the thesis focused on leadership, management culture, channels of communication, and internal communication in hierarchical organizations. The data used were the regulations and guides of the FDF, as well as written source material on communication, management, and organizations. Manage-ment-level people were interviewed for the study, and a structured survey was conducted for the personnel of the organization under study. The results were analyzed by departments and personnel groups. The study found that one department of the organization under study has more challenges with communication and leadership. The most obvious observations from the responses were heavy bureaucracy, information storage and management, and varying communication and leadership methods. The competence of personnel and their personal devel-opment do not require measures. The conclusion was that the organization under study needs effective communication and information management plans to harmonize information and leadership, to record information about departing em-ployees, and to create a more effective communication culture. The thesis helped the organization under study to locate bottlenecks in communication and management, and to take measures to eliminate the problems.