Konseptitesti ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon rengasteollisuusyrityksessä : EDI-tilausten käsittelyn automatisointi

Abstract

Ohjelmistorobotiikka on ohjelmallinen tapa tehdä samoja tietokoneella tehtäviä työtehtäviä, kuin mitä ihmiset perinteisesti tekevät. Ohjelmistorobotit operoivat useimmiten ohjelmistojen käyttöliittymätasolla ja ne soveltuvat parhaiten usein toistuviin ja rutiininomaisiin prosesseihin. Opinnäytetyön tarkoituksena oli suorittaa konseptitesti ohjelmistorobotiikan soveltuvuudesta toimeksiantajayritykselle kehittämällä UiPath-robotti, joka automatisoi toimeksiantajan ennalta määrittelemän prosessin. Prosessiksi valittiin EDI-tilausten käsittely toiminnanohjausjärjestelmässä. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Nokian Renkaat Oyj. Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa kuvataan ensin lyhyesti robotiikan ja automaation kehitystä, minkä jälkeen siirrytään ohjelmistorobotiikan laajempaan tarkasteluun. Ohjelmistorobotiikan teoriakirjallisuus koostuu pääosin 2020-luvun alun systemaattisista kirjallisuuskattauksista, joissa aihetta käsitellään useista eri näkökulmista. Opinnäytetyö on toiminnallinen kehittämistyö. Automatisoitava prosessi kartoitettiin ohjatulla osallistuvalla havainnoinnilla, minkä jälkeen ohjelmistorobotti rakennettiin UiPath Studio -ohjelmalla. Robottia testattiin eripituisilla tilauksilla ja sen suoritusaikaa verrattiin toimeksiantajan asiakaspalvelun työntekijän suoritukseen. Kehittämistyön tuloksena syntyi ohjelmistorobotti, joka pystyy automatisoimaan opinnäytetyöhön valitun prosessin. Testien perusteella robotti oli ihmistä hitaampi yli neljä riviä sisältävien tilausten käsittelijä, mutta pienin muokkauksin voi silti säästää työntekijöiden työaikaa ja tuoda kustannussäästöjä. Työn perusteella ohjelmistorobotin käyttöönottoa voi suositella toimeksiantajalle. Robotin jatkokehitys, lisätestaus ja ylläpito vaativat kuitenkin resursseja, mikä toimeksiantajan täytyy ottaa huomioon. Robotin onnistunut kehitys rohkaisee uusien, mahdollisesti automatisoitavissa olevien prosessien etsimiseen yrityksestä.

Robotic process automation is a software-based method of conducting same tasks that are traditionally done by people with a computer. Software robots operate mostly on user interface level, and they are most suitable for automating repetitive routine tasks. The purpose of the thesis was to carry out a proof-of-concept for implementing a robotic process automation solution, by creating an UiPath software robot that automates a process defined in advance by the commissioner. The defined process was EDI order processing in the ERP system. The commissioner of the thesis was Nokian Tyres Inc. The theoretical section of the thesis first describes briefly the development of robotics and automation, after which robotic process automation is discussed more broadly. The theoretical framework is mostly based on systematic literature reviews from early 2020s, which investigate the subject form various points of view. The thesis is a practical development project. The process that was selected to be automated was first mapped through guided participant observation, after which the software robot was built with UiPath Studio. The robot was tested with orders with different amounts of order rows, and its task completion times were compared to an employee of the commissioner’s customer service team. The result of the development project was a software robot, that was able to automate the selected process. The test results indicate that compared to a human, the robot is slower at handling orders with more than four rows but could still save employees’ time and bring cost savings with minor adjustments. Based on the thesis, implementing the robot can be recommended for the commissioner. However, additional development, testing and maintenance require resources, which the commissioner needs to take into consideration. Successful development of the robot encourages for seeking new possible processes to be automated within the company.