Perehdytysopas uusille työharjoittelijoille

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Suomen kauppakamari Kiinassa. Shanghaissa sijaitseva FinnCham China ottaa puolen vuoden välein harjoittelijoita Haaga-Heliasta, jotta opiskelijat saisivat arvokasta työkokemusta kansainvälisestä työpaikasta. Harjoittelijat helpottavat toimeksiantajan hektistä työtahtia, mutta jokaisen harjoittelijan kohdalla vaaditaan kattava perehdytys, jotta apu olisi optimaalisen laadukasta. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen vie paljon aikaa ja resursseja. FinnCham Chinassa ei ole aikaisemmin ollut käytössä perehdytykseen luotua visuaalista ja kirjallista materiaalia.

Projektin tarkoituksena on luoda perehdytysopas kahdesta käytetyimmistä sovelluksista Suomen Kauppakamarin yksiköille Kiinassa, jotka sijaitsevat Shanghaissa ja Pekingssä. Perehdytysoppaan avulla uudet työntekijät pääsevät tehokkaasti kiinni avainasemassa oleviin työtehtäviin ja saavat nopeammin varmuutta. Perehdytysopas on ensisijaisesti laadittu tulevien harjoittelijoiden perehdytykseen, mutta sitä voidaan hyödyntää myös kokeneempien työntekijöiden osaamisen kertaamiseen.

Perehdytysoppaan sisältö rajattiin työharjoittelijan keskeisimpiin käytössä oleviin sovelluksiin ja käytäntöihin, jotta oppaasta saataisiin mahdollisimman selkeä ja tarkoituksenmukainen työväline uusien harjoittelijoiden tueksi. Perehdytysmateriaaleja on luotu kaksi ja ne molemmat keskittyvät keskeiseen sovellusten ohjeistukseen. Järjestelmät ovat nettisivujenhallintaan käytettävä GlueUp ja viestintäkanava WeChat. Perehdytysopas on luotu käyttämällä Canva -ohjelmistoa.

Raportin teoreettisessa tietoperustassa käydään läpi tiedonhallintamenetelmiä ja miten ne vaikuttavat hiljaisen tiedon eteenpäin välittämiseen. Siinä käydään myös läpi 7 C:n mallia, mikä on hyödyllinen näkökulma tutkia laadukkaan perehdytyksen piirteitä. Tietoperustassa käydään läpi oppimiseen vaikuttavia tekijöitä ja suunnitelmavaiheessa hyödynnettyä tuplatimanttimallia.

Tavoitteena on luoda digitaalinen, visuaalinen ja käytännönläheinen kokonaisuus järjestelmien perehdytysoppaasta. Lopullinen tuotos esittää keskeiset ohjeet selkeästi ja jäsennellysti. Opas otettiin käyttöön kohdeyrityksessä välittömästi sen valmistumisen jälkeen ja sitä hyödynnetään osana perehdytysprosessia. Sekä toimeksiantajan palaute että kohderyhmän kyselytulokset vahvistavat käsityksen siitä, että opas on toimiva ja tarkoituksenmukainen työkalu perehdyttämisen tueksi.

Oppaan kieli on englanti, sillä FinnCham China toimii kansainvälisessä ympäristössä ja harjoittelijoita voi saapua eri maista. On tärkeää, että perehdytysmateriaali on helposti saavutettavissa ja ymmärrettävissä kaikille työyhteisön jäsenille.