Ostolaskujen sähköisen käsittelyn mahdollisuus kohdeyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli tutkia kohdeyrityksen ostolaskujen sähköisen käsittelyn mahdollisuutta, joka tässä tutkimuksessa tarkoitti verkkolaskujen vastaanottamista. Tavoitteena oli selvittää, millainen oli kohdeyrityksen sen hetkinen ostolaskuprosessi, kartoittaa kolmen eri verkkolaskuoperaattorin tarjoamia palveluita ja ominaisuuksia sekä todeta, mikä verkkolaskuoperaattoreista soveltuisi parhaiten kohdeyrityksen käyttöön. Lisäksi tarkoituksena oli antaa kohdeyritykselle kehittämisehdotuksia siitä, miten heidän tulisi muuttaa omaa ostolaskuprosessiaan, jotta he pystyisivät verkkolaskujen vastaanottamiseen. Tutkimus toteutettiin kehittämistutkimuksena loppuvuoden 2014 ja kevään 2015 välisenä aikana. Tutkimuksessa havainnollistettiin kohdeyrityksen ostolaskuprosessia vuokaavion avulla sekä selostettiin prosessin kulku lyhyesti. Verkkolaskuoperaattoreita vertailtiin keskenään niiden ominaisuuksien perusteella, jotka toimeksiantaja koki tärkeimmiksi. Näin saatiin muodostettua käsitys siitä, mikä verkkolaskuoperaattoreista soveltuisi ominaisuuksiltaan parhaiten kohdeyrityksen käyttöön verkkolaskujen vastaanottamista varten. Kehittämisehdotukset ostolaskuprosessin muuttamiseksi havaittiin nykyisen ostolaskuprosessin ongelmakohtia kartoittamalla sekä teoriaosuuden pohjalta. Opinnäytetyön teoriaosassa käsiteltiin digitaalista ja sähköistä taloushallintoa, pilvipalveluita, verkkolaskun käyttöä ja ostolaskuprosessia. Tutkimus toteutettiin kehittämistyönä, jossa lähestymistapana käytettiin tapaustutkimusta. Luonteeltaan opinnäytetyö oli laadullinen tutkimus. Aineiston keräämiseen käytettiin kahta eri haastattelun muotoa, jotka olivat teemahaastattelu ja strukturoitu lomakehaastattelu. Näitä haastatteluita jouduttiin tutkimuksen kuluessa muuttamaan. Teemahaastattelua käytettiin kohdeyrityksen ostolaskuprosessin selvittämiseen ja strukturoitua lomakehaastattelua verkkolaskuoperaattoreiden kartoittamiseen. Teoriaosassa hyödynnettiin alan kirjallisuutta, lehtiartikkeleita ja erinäisiä luotettavien organisaatioiden www-sivuja. Toimeksiantajaa ei opinnäytetyössä mainita nimeltä, vaan siitä käytetään nimitystä kohdeyritys.

The subject of this thesis was to examine the case company`s possibility of electronic handling in the purchase invoicing which, in this research, meant to receive e-invoices. The goal was to find out the invoice process in the case company, what the three different e-invoice operators offer and make a conclusion which operator might fit best for the case company`s needs. In addition the goal was to give development proposals for the case company how they should change their own invoice process in order to receive e-invoices. The study was conducted as a development research during the end of the year 2014 and spring 2015. In the research the case company´s invoice process was demonstrated by flow chart and explained briefly. The e-invoice operators were compared by the features which the case company experienced the most important. In this way it was possible to create an opinion that which e-invoice operator would suit best for the case company for receiving e-invoices. The development proposals to change the invoice process were discovered by exploring the problems in the current process and theory. The theoretical part of this thesis deals with digital and electronic accounting, cloud services, the use of e-invoice and invoice process. The research was carried out as a development research and case study was used as an approach. The research method was qualitative research. Two different forms of interview were used to collect data. The forms were theme interview and structured form interview and during the study the interview forms had to be modified. The theme interview was used to find out the case company`s invoice process and struc-tured form interview was used to explore e-invoice operators. The theoretical part of this thesis is based on the current field literature, magazine articles and different internet pages of reliable organizations. The sponsor of this thesis is referred as the case company.