Äkillisten sairauspoissaolojen vaikutus työvuorosuunnitteluun ja työyhteisön hyvinvointiin

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on analysoida äkillisten sairauspoissaolojen vaikutuksia työvuorosuunnitteluun ja työyhteisön hyvinvointiin. Tutkimus toteutettiin valtakunnallisesti toimivan yritys X:n toimeksiantona ja tutkimusaihe määrittyi organisaation aluepäällikön esittämästä kehittämistarpeesta. Aiheen ajankohtaisuus korostuu vähittäiskaupan toimialalla, jossa työajat ovat epäsäännöllisiä ja riippuvaisia päivittäisestä asiakasvirran ja henkilöstöresurssien vaihtelusta. Äkilliset poissaolot kuormittavat työyhteisöä ja vaikuttavat suoraan työyhteisön toiminnan sujuvuuteen, kustannuksiin ja työhyvinvointiin. Alkuperäisen suunnitelman mukaan tutkimusaineiston keruun oli tarkoitus kohdistua neljään Pirkanmaan alueella sijaitsevaan vähittäistavarakauppaan. Saatu vastausmäärä jäi kuitenkin odotettua pienemmäksi, minkä vuoksi aineistonkeruu laajennettiin koskemaan Yritys X:n kaikkia vähittäiskauppoja eri puolella Suomea. Laajennuksen tavoitteena oli varmistaa aineiston riittävä kattavuus ja edustavuus, jotta tutkimuksen tulokset kuvaisivat organisaation henkilöstöresurssien hallintaa ja työvuorosuunnittelun käytäntöjä mahdollisimman kokonaisvaltaisesti.

Kysely toteutettiin sähköisessä muodossa ja jaettiin organisaation sisäisten viestintäkanavien kautta koko henkilöstölle, jotta vastaajajoukko olisi mahdollisimman kattava ja monipuolinen. Kyselyyn vastasi 146 työntekijää eri toimipaikoista eri puolilta Suomea. Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena, jossa käytettiin monivalintakysymyksiä ja avoimia kysymyksiä laadullisen lisäaineiston keräämiseksi. Tutkimuksen avulla analysoitiin äkillisten sairauspoissaolojen konkreettisia vaikutuksia työvuorosuunnitteluun, tarkasteltiin organisaation nykyisiä toimintamalleja ja tunnistettiin kehittämiskohteita, jotka tukevat sujuvampaa työvuorojen hallintaa ja työyhteisön kuormituksen vähentämistä. Aiheen ajankohtaisuus korostuu työelämässä, jossa sairauspoissaolojen määrän vaihtelu ja työhyvinvoinnin haasteet edellyttävät tehokkaita ja ennakoivia henkilöstöjohtamisen ratkaisuja. Erityisesti äkillisten poissaolojen hallinta muodostaa kriittisen osa-alueen organisaation resilienssissä, koska ennakoimattomat tilanteet vaikuttavat välittömästi työnantajan kustannuksiin, esihenkilöiden kuormitukseen ja koko työyhteisön toiminnalliseen tehokkuuteen. Jatkotutkimuksessa voitaisiin tarkastella, miten esitetyt kehitysideat ja työvuororatkaisut toimivat käytännössä äkillisten poissaolojen hallinnan tukena.

The aim of this thesis was to analyse the effects of unplanned sickness absences on work shift planning and workplace well-being. The study was carried out as a commission for Company X, a nationwide organisation and the research topic was defined based on a development need identified by the company’s Regional Manager. The topical relevance of the subject is emphasised in the retail sector, where working hours are irregular and depend on daily customer flow and staffing fluctuations. Unplanned absences place a significant burden on the work community and directly impact operational efficiency, costs and workplace well-being. According to the original plan, the data collection was intended to focus on four retail stores located in the Pirkanmaa region. However, the number of responses remained lower than expected, leading to an expansion of the data collection to include all of Company X’s retail stores across Finland. The aim of this expansion was to ensure sufficient coverage and representativeness so that the results would provide a comprehensive picture of the organisation’s human resource management and shift scheduling practices.

The survey was conducted electronically and distributed via the organisation’s internal communication channels to reach a respondent group as extensive and diverse as possible. A total of 146 employees from different store locations across Finland responded to the survey. The study was conducted as a quantitative survey, utilising multiple-choice questions and open-ended questions to collect additional qualitative data. The author analysed the concrete effects of unplanned sickness absences on shift scheduling, examined the organisation’s current practices and identified development areas that support smoother shift management and reduce the workload within the work community. The topicality of the subject is evident in working life, where fluctuations in sickness absence rates and challenges related to employee well-being require effective, proactive human resource management solutions. In particular, the management of unplanned absences forms a critical part of organisational resilience, as unpredictable situations have immediate effects on employer costs, managerial workload, and the overall operational efficiency of the work community. Future research could examine how the proposed development ideas and shift scheduling solutions function in practice in supporting the management of unplanned absences.