Henkilöjohtamisen tukeva ohjeistus kustannustehokkaaseen esihenkilötyöhön päivittäistavarakaupan alalla

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia päivittäistavarakaupan uusille ja kokeneille esihenkilöille käyttövalmis ohjeistus, joka tukee kustannustehokkuuden ylläpitämistä ja vahvistaa arjen henkilöstöjohtamista. Ohjeistuksen tarve nousi esiin siitä, että esihenkilötyössä tehdään päivittäin lukuisia päätöksiä, joilla on suora vaikutus yksikön kustannuksiin, työn sujuvuuteen, henkilöstön osaamiseen ja palvelun laatuun. Koska esihenkilöillä ei useinkaan ole käytössä koottua ja selkeää materiaalia näiden kokonaisuuksien tukemiseen, tarkoituksena oli luoda yhtenäinen ja helposti hyödynnettävä ohjeistus, jota voidaan hyödyntää työn tehokkuuden kehittämisessä.

Tietoperustan ensimmäinen osa keskittyi esihenkilötyön ja henkilöstöjohtamisen teoreettisiin lähtökohtiin. Näissä käsitellään esihenkilön roolia ja sen vaikutusta työyhteisön toimintaan, sekä osaamisen kehittämistä ja sen vaikutusta tehokkuuteen. Tietoperustan toinen osa keskittyi kustannustehokkuuteen ja laatuun, ja miten esihenkilötyö linkittyy kustannustehokkuuteen. Tietoperustassa hyödynnettiin alan keskeisiä teorioita, kuten AMO-, PDCA-, DMAIC- ja 5S-malleja, joiden avulla muodostettiin kokonaisvaltainen pohja ohjeistuksen sisällölle.

Empiirinen osuus rakentui kehittämistyön menetelmästä, joihin sisältyivät tietoperusta, kysely, benchmarking-analyysi ja oma kokemus. Kyselyaineiston keruu ei tuottanut vastauksia, minkä vuoksi ohjeistuksen pohja muodostui vahvemmin teoriasta ja havainnoista alan toimintatavoista. Benchmarking-analyysin avulla vertailtiin eri ohjeistus- ja toimintamalleja, joiden perusteella tunnistettiin hyviä käytäntöjä sekä visuaalisen että sisällöllisen toteutuksen näkökulmasta.

Ohjeistuksen tuottaminen perustui selkeään käsikirjamalliin, jonka tavoitteena oli tarjota esihenkilöille konkreettisia työkaluja kustannusten hallintaan, työn organisointiin, perehdytyksen, osaamisen kehittämisen ja viestintään. Ohjeistus sisältää myös kaavioita, tarkistuslistoja ja havainnollistavia malleja, joiden avulla esihenkilö voi helposti soveltaa tietoa käytännön tilanteissa. Ohjeistus työstettiin PowerPoint-työkalulla.

Ohjeistus valmistui marraskuussa 2025, ja lopputuloksena syntyi esihenkilöille suunnattu työkalu henkilöstöjohtamisen tukeva ohjeistus kustannustehokkaaseen esihenkilötyöhön. Tuotosta voidaan hyödyntää laajasti erilaisissa päivittäistavarakaupan yksiköissä, sillä se ei ole sidottu yhden ketjun tai yrityksen toimintamalleihin.