Processbeskrivning av inköpsreskontran hos företag X

Abstract

Detta examensarbete har gjorts på uppdrag av företag X och handlar om deras inköpsreskontra. Inköpsreskontran är en central del av ekonomiförvaltningen där inköpsfakturor tas emot, behandlas och slutligen betalas. I takt med att företag växer ökar även fakturavolymen, vilket ställer högre krav på en effektiv fakturahanteringsprocess.

Syftet med detta arbete var att göra en processbeskrivning av inköpsreskontran hos företag X, skapa en helhetsbild av hur processen ser ut, identifiera de olika stegen samt att hitta förbättringsområden.

Teoridelen behandlar ekonomiförvaltningens delar, inköpsreskontraprocessen, artificiell intelligens, digitalisering och automatisering samt benchmarking. I den empiriska delen användes en kvalitativ forskningsmetod i form av semistrukturerade intervjuer, observationer och funktionsinriktad benchmarking. Totalt genomfördes tio intervjuer, sju hos företag X och tre hos andra företag.

I resultatdelen görs en jämförelse mellan de fyra olika företagen för att få en bättre förståelse över hur processen ser ut i praktiken. Med hjälp av den kunskapen kan förbättringsområden hos företag X identifieras. Resultatet av arbetet blev en detaljerad processbeskrivning och en processkarta för inköpsreskontran, samt en lista med konkreta förbättringsförslag som kan bidra till en effektivare fakturahantering hos företag X.

Tämä opinnäytetyö on tehty yritys X:n toimeksiannosta ja käsittelee heidän ostoreskontraa. Ostoreskontra on tärkeä osa taloushallintoa, jossa ostolaskut vastaanotetaan, käsitellään ja lopulta maksetaan. Kun yritys kasvaa, myös laskujen määrä kasvaa, mikä lisää tarvetta tehokkaalle laskujen käsittelyprosessille.

Työn tarkoituksena oli tehdä ostoreskontran prosessikuvaus yrityksessä X, luoda kokonaiskuva prosessista, tunnistaa eri vaiheet ja löytää parannuskohteita.

Teoriaosassa käsitellään taloushallinnon osa-alueita, ostoreskontraprosessia, tekoälyä, digitalisaatiota ja automaatiota sekä benchmarkingia. Empiirisessä osassa käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää: puolistrukturoituja haastatteluja, havainnointia ja benchmarkingia. Yhteensä tehtiin kymmenen haastattelua, seitsemän yrityksessä X ja kolme muissa yrityksissä.

Tuloksissa verrataan neljää eri yritystä, jotta saadaan parempi käsitys prosessista käytännössä. Tämän tiedon avulla voidaan tunnistaa parannuskohteet yrityksessä X. Työn tuloksena syntyi yksityiskohtainen prosessikuvaus ja prosessikartta ostoreskontrasta sekä lista konkreettisista parannusehdotuksista, jotka voivat tehostaa laskujen käsittelyä yrityksessä X.

This thesis was carried out on behalf of Company X and focuses on their accounts payable process. Accounts payable are a central part of financial management where purchase invoices are received, processed and ultimately paid. As companies grow, the volume of invoices increases, which places higher demands on an efficient invoice handling process.

The purpose of this study was to create a process description of the accounts payable function at Company X, provide an overall view of the process, identify its steps and highlight areas for improvement.

The theoretical section covers the components of financial management, the accounts payable process, artificial intelligence, digitalization and automation, as well as benchmarking. In the empirical part, a qualitative research method was applied, including semi-structured interviews, observations and functional benchmarking. A total of ten interviews were conducted, seven at Company X and three at other companies.

The results include a comparison between four different companies to gain a better understanding of how the process works in practice. Based on this knowledge, improvement areas at Company X were identified. The outcome of the study is a detailed process description and a process map of accounts payable, along with a list of concrete improvement suggestions that can contribute to more efficient invoice handling at Company X.