Tutkimus SharePoint-pohjaisen intranetin kehittämisestä

Abstract

Tutkimuksessa tarkasteltiin yrityksen SharePoint pohjaisen sisäisen intranetin käyttäjäkokemusta ja havainnollistaa mitkä olivat sen tärkeimmät kehityskohteet. Työn tavoitteena oli hahmottaa, mitkä tekijät tekevät intranet-sivusta käyttäjäystävällisemmät ja kuinka SharePointin järjestelmä toimii intranet-alustana. Tutkimus kohdistui vain organisaation sisäiseen intranettiin sekä SharePointiin alustana. Tutkimuksesta jätettiin pois teknillinen toteutus, eikä SharePointia alustana verrattu muihin mahdollisiin intranet-alustoihin. Toimeksiantaja pidettiin työssä nimettömänä ja siihen viitattiin nimellä kohdeyritys, organisaatio tai yritys x.

Tutkimus toteutettiin lokakuussa 2025 määrällisenä kyselytutkimuksena, Microsoft Forms työkalun avulla. Tutkimuksen kohderyhmänä toimivat kaikki kohdeyrityksen toimihenkilöt, sekä johtoryhmä. Tutkimuksesta ulkopuolelle jäivät kohdeyrityksen tuotantotyöntekijät, joilla ei ollut suoraa pääsyä yrityksen intranettiin. Kysely toteutettiin englanniksi, jotta kaikilla kohdeyrityksen työntekijöillä olisi tasavertainen ymmärrys kysymyksistä sekä tutkimuksesta.

Tulokset osoittivat, että työntekijät pitivät tärkeimpinä sisältöinä selkeitä ohjeita, sekä ajantasaisia uutisia ja tiedotteita, koska nämä tukivat päivittäistä työskentelyä. Kohdeyrityksen intranetin käyttöön vaikuttivat eniten tiedon löydettävyys, sivuston looginen rakenne ja sisällön ajantasaisuus. Vaikka suurin osa käytti intranetiä säännöllisesti, käytettävyyttä heikensivät epäselvä navigointi, vaikeasti löydettävä tieto ja päivitysten puutteellisuus. Käyttäjät kokivat kohdeyrityksen intranetin rakenteen paikoin monimutkaiseksi, hakutoiminnot epäluotettaviksi ja visuaalisen ilmeen sekä sisällön esitystavan heikosti käyttöä tukeviksi.

SharePoint-alustan osalta tutkimus osoitti, että sitä pidettiin hyödyllisenä erityisesti sen yhteistyö ja tiedostojen versiohistorian tarkastelun mahdollisuuksien takia. Kyselyn perusteella ongelmat eivät liittyneet niinkään SharePointin kyvykkyyteen, vaan siihen, että sisältöä ei ollut jäsennelty SharePointin rakenteisiin selkeästi, eikä tiedostoja tai sivuja ollut nimetty selkeästi, niin että se, olisi tukenut hakua ja löydettävyyttä. Kokonaisuutena tutkimus toi esiin kohdeyrityksen sisäisen intranetin kehityskohteet ja osoitti sen, että yrityksellä on tarve selkeästi jäsennellylle, ajantasaiselle intranetille sekä, että SharePoint alustana antaa tällaisen sisäisen intranetin rakentamiseen tarvittavat mahdollisuudet.