ASIAKKAILLE TUOTETTAVIEN AINEISTOJEN SÄILYTYS JA ARKISTOINTI

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia ohjeistus ja käsikirja palvelukeskuksen talous- ja palkkahallinnon asiantuntijoiden käyttöön. Käsikirja sisältää ohjeistuksia talous- ja palkkahallinnon dokumenttien sähköiseen säilytykseen ja arkistointiin huomioiden lait, asetukset ja suositukset sekä palvelukeskuksen näkökulman.

Toimeksiantajana oleva Numera Palvelut Oy on inhouse-yhtiö, joka tarjoaa omistajilleen taloushallinnon, palkkahallinnon ja hankinnan palveluja. Omistajina ovat esimerkiksi kunnat ja hyvinvointialueet. Vaikka asiakkaat ovat varsinaisesti arkistovelvollisia, palvelukeskuksen vastuulla on huolehtia, että sen tuottamien palveluiden yhteydessä syntyvät dokumentit arkistoidaan asianmukaisesti, mikäli ne kuuluvat asiakkaan lakisääteisesti arkistoitaviin aineistoihin. Palvelukeskuksen henkilöstöltä puuttuu selkeä ohjeistus asiakasaineistojen arkistoinnista.

Tiedonhallintalaki, joka tuli voimaan 1.1.2020, velvoittaa julkisen hallinnon toimijoita arkistoimaan aineistot sähköisesti 1.1.2022 lähtien. Jotta palvelukeskus pystyy täyttämään asiakkaan puolesta lakisääteiset arkistointivelvoitteet, henkilökunnalla tulee olla riittävät ja selkeät ohjeet aineistojen arkistoinnista.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä konstruktiivisen tutkimuksen menetelmin. Tutkimusmenetelminä käytettiin sisällönanalyysiä ja dokumenttianalyysiä. Lähdeaineistona olivat pääasiassa sähköiseen arkistointiin liittyvät lait, asetukset ja suositukset, kuten arkistolaki, tiedonhallintalaki, julkisuuslaki, kirjanpitolaki ja yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Lisäksi hyödynnettiin tiedonhallintalautakunnan suosituksia säilytysajoista.

Kehittämistyön aikana havaittiin, että säilytysajat eivät ole yksiselitteisiä, vaikka tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksia monen dokumentin säilyttämisestä. Säilytysaikojen määrittämiseen tarvitaan laajempi ymmärrys myös laeista ja asetuksista, joissa säilyttämiseen viitataan.

Kehittämistyön tuloksena syntyi palvelukeskuksen henkilöstön käyttöön kattava ohjeistus, joka varmistaa dokumenttien säilytyksen lakien ja määräysten mukaisesti.