Tapahtuman järjestämisen käsikirja Kinuskillalle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda tapahtuman järjestämisen käsikirja toimeksiantaja yritykselle Kinuskilla. Opinnäytetyö on toiminnallinen ja siitä löytyy liitteenä lopuksi produkti eli käsikirja. Aihe opinnäytetyöhön syntyi toimeksiantajan toiveesta. Käsikirjan sisältö on suunniteltu toimeksiantajan toiveiden mukaisesti sekä sen mukaan, mitä tapahtumakäsikirjassa kannattaa olla.

Kinuskilla on kahvila-ravintola, joka sijaitsee Kellokoskella. Kellokosken alueella on järjestetty tapahtumia muiden toimesta, mutta ei Kinuskillan toimesta. Kinuskilla toivoi toimeksiantona käsikirjaa, jotta he voisivat itse olla tapahtuman järjestäjinä. Käsikirja pitää sisällään tapahtumaprosessin, joka sisältää suunnitteluvaiheen, toteutusvaiheen sekä jälkivaiheen. Eri tapahtumaprosessin vaiheissa käsitellään muun muassa riskimatriisin tekoa, tapahtumaa varten hoidettavia lupa-asioita sekä suunnitteluvaiheessa käytettävää 5 W`s- pohjaa, joka vastaa kysymyksiin what, where, who, why, when ja how.

Opinnäytetyö alkaa sisällysluettelolla, jonka jälkeen alkaa tietoperustaosio. Tietoperustassa käsitellään tapahtumien luokittelua eli minkälaisia tapahtumia on olemassa ja miten ne luokitellaan. Seuraavana aiheena on tapahtuman järjestämisen prosessi, jossa käsitellään suunnittelu-, toteutus sekä jälkivaihetta. Kolmantena aiheena käsitellään mitä hyvä käsikirja vaatii ja lopuksi esitellään toimeksiantaja Kinuskillaa ja Ruukin aluetta, jossa toimipaikka sijaitsee.

Empiirinen osio kertoo kuinka käsikirja eli produkti suunniteltiin ja tehtiin vaihe vaiheelta, miksi päädyttiin mihinkin ratkaisuun sekä perustellaan valinnat käsikirjan suhteen. Käsikirja toteutettiin Word-tiedostona ja se löytyy liitteenä.

Lopputuloksena syntyi digitaalinen käsikirja, joka pitää sisällään tapahtumaprosessin suunnitteluvaiheesta jälkivaiheeseen sekä riskimatriisin ohjeineen. Käsikirjaa voidaan hyödyntää sellaisenaan, mutta sitä tullaan päivittämään säännöllisesti sisällöllisesti sekä visuaalisesti sekä jatkokehittämään. Toimeksiantaja oli tyytyväinen käsikirjaan ja koki sen hyödylliseksi.