Effektivisering av operativ inköpsverksamhet - En fallstudie av Boliden Kokkola

Abstract

Inköpsverksamhet har länge varit en strategisk grundpelare inom den tunga industrin med en direkt och indirekt påverkan på produktionen samt kostnadseffektiviteten hos denna industris företag. Digitaliseringen och olika system har möjliggjort olika tillvägagångssätt att hantera inköpsverksamheten och processerna bakom. Eftersom företagens omgivning förändras i takt med den digitala utvecklingen är det viktigt att digitaliseringen återspeglas samt utnyttjas även inom inköpsverksamheten så att logistiska och operativa flöden hanteras så effektivt som möjligt med stöd av datadrivna beslut och integrerade systemlösningar.

Detta examensarbete utfördes till Boliden Kokkola som var uppdragsgivaren. Syftet med arbetet var att undersöka hur den operativa inköpsverksamheten kunde effektiviseras genom förbättrad åtkomst till inköpsdata från företagets affärssystem. Syftet var också att skapa bättre förutsättningar för en helhetsuppföljning av inköp. Arbetet utfördes som en fallstudie via en kombination av teoretisk översikt samt kvalitativa metoder med observationer, dokumentanalyser och intervjuer. Med hjälp av dessa kartlade man nuläget och identifierade brister samt utmaningar som ställs för operativa inköpare.

Resultatet bildar en kartläggning av den operativa inköpsprocessen, vilket visar att operativa inköpare hanterar flera separata funktioner som försvårar uppföljningen och helhetsbilden av inköpen. En pilotrapport i Power BI utvecklades för att visualisera inköpsorder och leveransavvikelser. Rapporten bygger på data från uppdragsgivarens affärssystem och visar hur en strukturerad och filtrerbar visualisering möjliggör förbättring av transparensen i syftet att få en bättre helhetsbild av inköpsverksamheten. Arbetet erbjuder ett funktionellt tillvägagångssätt vars resultat kan även användas för framtida utveckling.

Ostotoiminta on jo pitkään ollut raskaan teollisuuden strateginen peruspilari, vaikuttaen suoraan ja epäsuorasti tuotantoon sekä kustannustehokkuuteen alan yrityksissä. Digitalisaatio ja erilaiset järjestelmät ovat mahdollistaneet uusia lähestymistapoja ostotoiminnan ja siihen liittyvien prosessien hallintaan. Koska yritysten toimintaympäristö muuttuu digitalisaation myötä, on tämän kehityksen heijastuminen ostotoimintaan tärkeää ja että digitalisaatiota hyödynnetään siten, että logistisia ja operatiivisia virtoja voidaan hallita mahdollisimman tehokkaasti datalähtöisten päätösten ja integroitujen järjestelmäratkaisujen avulla.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin Boliden Kokkolan toimeksiannosta. Työn tavoitteena oli selvittää, miten operatiivista ostotoimintaa voitaisiin tehostaa parantamalla pääsyä yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän ostodataan. Tavoitteena oli myös luoda paremmat edellytykset ostojen kokonaisvaltaiselle seurannalle. Työ toteutettiin tapaustutkimuksena yhdistämällä teoreettinen katsaus ja kvalitatiivisia menetelmiä havainnoinnin, dokumenttianalyysien ja haastattelujen avulla. Näiden avulla kartoitettiin nykytila ja tunnistettiin operatiivisten ostajien kohtaamia puutteita sekä haasteita.

Työn tuloksena muodostui kartoitus operatiivisesta ostoprosessista, joka osoittaa operatiivisten ostajien käsittelevän useita erillisiä toimintoja, mikä vaikeuttaa ostojen seurantaa ja niiden kokonaiskuvan muodostamista. Power BI:n avulla kehitettiin pilottiraportti, joka visualisoi ostotilauksia ja toimituspoikkeamia. Raportti perustuu toimeksiantajan toiminnanohjausjärjestelmän dataan ja osoittaa, miten strukturoitu ja suodatettava visualisointi voi parantaa läpinäkyvyyttä ja tukee ostotoimen kokonaiskuvan selkeyttämistä. Työ tarjoaa toiminnallisen lähestymistavan, jonka tuloksia voidaan käyttää myös tulevaa kehitystä varten.

Procurement operations have long served as a strategic foundation pillar in the heavy industry, influencing both directly and indirectly production and cost efficiency across companies in the sector. Digitalization and various systems have enabled new approaches to managing procurement activities and the underlying processes. As companies operating environments are changing due to digitalization, it is essential that this transformation is reflected and leveraged within procurement as well. Ensuring that logistical and operational flows are managed as efficiently as possible through data-driven decisions and integrated system solutions.

This thesis was conducted for Boliden Kokkola. The purpose of the study was to examine how operational procurement activities could be streamlined through improved access to procurement data from the company’s ERP system. Another objective was to create better conditions for comprehensive procurement monitoring. The work was carried out as a case study through a combination of theoretical review and qualitative methods, including observations, document analysis and interviews. These were used to map the current state and identify deficiencies and challenges faced by operational purchasers.

The work resulted in a mapping of the operational purchasing process, which shows that the operational purchasers manage several separate functions, making it difficult to track purchases and build an overall picture of them. A pilot report was developed in Power BI to visualize purchase orders and delivery deviations. Based on data from the company’s ERP system, the report demonstrates how a structured and filterable visualization enables improved transparency, aiming to provide a clearer overview of the procurement activities. The work offers a functional approach, which results can also be used for future development.