Strategic Customs Clearance Project and Implementation Plan for "Export Company X"

Abstract

The aim of this thesis was to research the feasibility and requirements for Export Company X to handle its customs clearance process internally. The goal was to improve efficiency and guarantee regulatory compliance in the company´s export procedures. To support this, the company was provided with a suggestion for a project and implementation plan for implementing internal customs clearance.

The research was conducted as case study focusing on Export company X. Data collection included a semi-structured interview with an employee involved in the export processes, that aimed to provide insights into the experiences and considerations of their procedures. Document analysis of official process descriptions and customs management materials was used to understand existing customs procedures and aimed to provide regulation requirements and details necessary to successfully implement the handling of internal customs clearance.

The findings indicate that internalizing customs clearance could strategically enhance Export Company X´s procedures by improving efficiency, compliance and control. Successful implementation requires proper training, clear role definitions and a structured work procedure. Continuous follow-up regarding regulatory changes and resource distribution are essential. Despite these requirements, long-term advantages such as cost savings, control and improved customer satisfaction prove the approach could be worthwhile. As result, a project and implementation plan for the new processes was conducted.

Syftet med examensarbetet var att undersöka genomförbarheten och kraven för att Exportföretag X ska kunna hantera sin tullklarering internt. Målet var att förbättra effektiviteten och garantera efterlevnad av regler och föreskrifter i företagets exportrutiner. För att stödja målet, tilldelades företaget förslag till en projekt- och implementeringsplan för implementering av intern tullklarering.

Studien genomfördes som en fallstudie med inriktning på Exportföretag X. Datainsamlingen bestod av en semistrukturerad intervju med en anställd som är involverad i företagets nuvarande exportprocesser. Intervjun syftade till att belysa erfarenheter och faktorer som påverkar deras arbetsprocesser. Dokumentanalys av officiella processbeskrivningar och tullhanteringsmaterial användes för att förstå nutida tullprocesser, och syftade till att tillhandahålla de regler, krav och detaljer som krävs för en framgångsrik implementering av intern tullhantering.

Undersökningen tyder på att internalisering av tullklarering kan bidra till en strategisk förbättring av Exportföretag X:s rutiner genom att förbättra effektivitet, regelefterlevnad och kontroll. En framgångsrik implementering kräver god utbildning, tydliga rollbeskrivningar och en strukturerad arbetsprocess. Kontinuerligt uppföljande av ändringar i regelverk och fördelning av resurser är nödvändigt. Trots nämnda krav, bevisar de långsiktiga fördelarna som kostnadsbesparande, kontroll, och förbättrad kundservice att tillvägagångssättet är motiverat. Som följd, genomfördes en projekt-och implementeringsplan för de nya processerna.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, millaiset edellytykset ja mahdollisuudet vientiyritys X:llä on hoitaa tulliselvityksensä omatoimisesti. Tavoitteena oli tehostaa toimintaa ja varmistaa, että yrityksen vientiprosessit noudattavat voimassa olevia säädöksiä ja määräyksiä. Tämän tueksi yritykselle laadittiin ehdotus projektista ja sen toteutussuunnitelmasta sisäisen tulliselvityksen toteuttamiseksi.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, joka kohdistui vientiyritys X:ään. Aineistoa kerättiin puolistrukturoidun haastattelun avulla työntekijältä, joka on mukana yrityksen vientiprosessien toteuttamisessa. Haastattelun tarkoituksena oli tuoda esiin kokemuksia ja tekijöitä, jotka vaikuttavat yrityksen vientitoimintaan. Virallisia prosessikuvauksia ja tullaukseen liittyviä materiaaleja analysoitiin, jotta saataisiin parempi käsitys yrityksen nykyisistä tullimenettelyistä. Tavoitteena oli selvittää keskeiset säädökset ja vaatimukset, joita tarvitaan sisäisen tulliselvityksen toteuttamiseen.

Tulokset viittaavat siiheen, että tulliselvityksen sisäistäminen voi parantaa vientiyritys X:n toimintaa lisäämällä tehokkuutta, varmuutta säädösten noudattamisessa ja parempaa hallintaa. Toteutuksen onnistuminen edellyttää riittävää koulutusta, selkeitä vastuunjakoja ja järjestelmällistä työskentelytapaa. Säädösmuutosten jatkuva seuranta ja resurssien oikea kohdentaminen ovat tärkeitä. Vaikka vaatimuksia on monia, pitkän aikavälin hyödyt – kuten kustannussäästöt, parempi hallinta ja tyytyväisemmät asiakkaat – tekevät ratkaisusta kannattavan. Tämän perusteella laadittiin projekti- ja toteutussuunnitelma uusille prosesseille.