Tapahtumaohjekirja Spahotel Kasnäs

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli tapahtumaohjekirjan suunnittelu Spahotel Kasnäsille. Työ toteutettiin toiminnallisena kokonaisuutena, ja sen tavoitteena oli luoda selkeä PowerPoint-muotoinen ohjekirja, joka tukee hotellin henkilöstöä tapahtumien suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa. Ohjekirja pyrkii yhdenmukaistamaan toimintatapoja, parantamaan asiakaskokemusta ja vahvistamaan hotellin tapahtumatoiminnan suunnitelmallisuutta. Spahotel Kasnäs toimii saaristossa, jossa tapahtumat ovat tärkeä osa hotellin liiketoimintaa mutta jossa kausiluonteisuus, saavutettavuushaasteet ja sääolosuhteet korostavat huolellisen suunnittelun tarvetta. Tätä taustaa vasten yhtenäinen ja käytännönläheinen ohjeistus nähtiin tarpeelliseksi. Tietoperustassa käsiteltiin tapahtumatuotannon keskeisiä osa-alueita: kohderyhmän määrittelyä, tavoitteiden asettamista, budjetointia, resursointia ja riskienhallintaa sekä asiakaskokemusta, palvelumuotoilua ja vastuullisuutta. Myös saariston matkailun erityispiirteet ja niiden vaikutus tapahtumien toteutukseen huomioitiin. Yksityiskohtaisemmat tekniset tuotantomallit rajattiin työn ulkopuolelle. Ohjekirja rakennettiin PowerPoint-diaesitykseksi, joka sisältää ohjeita, tarkistuslistoja ja mallipohjia. Sen sisältö suunniteltiin yhteistyössä hotellipäällikön kanssa, ja siinä huomioitiin käytännön haasteet, kuten vastuunjaon selkeys, palautteen keruu ja saaristo-olosuhteiden erityisvaatimukset. Mahdollisia haasteita käyttöönotossa ovat henkilöstön sitouttaminen ja ohjeistuksen jatkuva päivittäminen. Ohjekirjaa on tarkoitus hyödyntää perehdytyksessä, koulutuksissa ja osana hotellin jokapäiväistä tapahtumatuotantoa. Jatkokehitysideat liittyvät monikielisiin versioihin, visuaalisiin esimerkkitapauksiin ja ohjekirjan laajentamiseen osaksi laajempaa tapahtumatuotannon koulutuskokonaisuutta. Tapahtumaohjekirja luo perustan entistä johdonmukaisemmalle ja laadukkaammalle tapahtumatoiminnalle Spahotel Kasnäsissa.