Kohti sähköistä ja sen yli – kantakorttien digitointi Sotilaslääketieteen arkistossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata Sotilaslääketieteen arkiston kantakorttien digitointiprosessin tavoitetilaa sekä kartoittaa digitoinnin kannalta olennaisia määräyksiä, ohjeita ja lainsäädäntöä. Työssä keskityttiin erityisesti digitointiprosessin suunnittelun ja valmistelun vaiheisiin. Kantakorttien käytännön digitointityöstä vastasi Kansallisarkisto. Tavoitteena oli luoda jatkuva toimintamalli kantakorttien digitoinnille sekä tunnistaa prosessiin liittyviä haasteita. Digitoinnin prosesseja tarkasteltaessa on tärkeää ymmärtää sähköisen säilyttämisen ja arvonmäärityksen taustaa sekä prosessienhallintaa. Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä keskityttiin Kansallisarkiston määräyksiin ja ohjeisiin sekä digitointiin, arvonmääritykseen ja prosessien kehittämiseen liittyvään tutkimuskirjallisuuteen. Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Prosessin eri vaiheiden analysointiin ja kehittämismahdollisuuksien tunnistamiseen hyödynnettiin osallistuvaa havainnointia ja asiantuntijahaastatteluita. Asiantuntijahaastatteluilla pyrittiin muodostamaan kokonaiskuva digitoinnin eri vaiheista ja selvittämään digitoinnin käytäntöjä Kansallisarkiston näkökulmasta. Havainnoinnin kautta kerättiin tietoa siitä, mitä käsittelytoimenpiteitä aineistoon kohdistuu ennen kuin se voidaan lähettää digitoitavaksi. Lisäksi analysoitiin aineistoon kohdistuvia seulontapäätöksiä, lainsäädäntöä ja organisaation sisäisiä ohjeita. Opinnäytetyön lähestymistapa oli interventionistinen kehittämistutkimus. Opinnäytetyön tuloksena tunnistettiin useita digitointiprosessiin vaikuttavia tekijöitä ja vaatimuksia. Lainsäädäntö ja seulontapäätökset määrittävät aineiston käsittelyä. Myös organisaation toimintaympäristö tuottaa omia erityispiirteitään aineiston käsittelylle. Tämä edellyttää huolellista ennakkovalmistelua ja prosessin selkeää ohjausta. Työn aikana havaittuja haasteita olivat muun muassa seulonnan ohjeistuksen puuttuminen sekä säilytysaikojen tulkintaan liittyvät epäselvyydet. Kehittämistyön tuloksena laadittiin kantakorttien digitointiprosessin tavoitetilaa kuvaava prosessimalli, joka tukee prosessin jatkuvaa kehittämistä. Tavoitetilassa digitointi on osa Sotilaslääketieteen arkiston jatkuvaa toimintaa, jolla varmistetaan aineiston saatavuus ja säilyminen.