Kirjanpidon muistilistan kehittäminen : Yritys X

Abstract

Tämän opinnäytteen tavoitteena oli kehittää toimeksiantajayrityksen kirjanpidon kuukauden katkon työtehtävien hallintaa ja luoda selkeämpi, yhtenäisempi ja digitaaliseen järjestelmään soveltuva muistilista. Toimeksiantajana työlle toimii suunnittelu- ja konsultointipalveluja tarjoava yksityinen yritys. Työ sai alkunsa, kun toimeksiantaja oli ottamassa käyttöön uutta pilvipohjaista järjestelmää, minkä myötä syntyi tarve päivittää ja selkeyttää työtehtävien muistilistaa. Taustalla vaikutti myös käytännön havainnot siitä, että nykyinen Excel-pohjainen muistilista koettiin sekavaksi ja kirjanpitäjät turvautuivat sen rinnalla omiin henkilökohtaisiin muistilistoihinsa. Opinnäytetyön teoriaosuus keskittyi kirjanpidon keskeisten osa-alueiden, kuten juoksevan kirjanpidon, pääkirjanpidon, sisäisen valvonnan sekä kauden katkon tehtävien periaatteiden tarkasteluun. Tämän lisäksi työssä hyödynnettiin taloushallinnon digitalisaatiota käsittelevää teoriaa, joka avaa miten sähköiset järjestelmät, automaatio ja prosessien standardointi voivat tehostaa erityisesti suurten yritysten kirjanpidon toimintaa. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä ja aineisto kerättiin teemahaastatteluilla, joissa selvitettiin kirjanpitäjien kokemuksia nykytilanteesta, tarpeista sekä odotuksista uudelle järjestelmälle. Haastatteluaineisto analysoitiin teemoittelemalla ja tyypittelemällä, jotta kirjanpitäjien erilaiset näkökulmat, toimintatavat ja suhtautumistavat saatiin esiin. Tuloksissa ilmeni, että yhteinen muistilista koettiin hyödylliseksi erityisesti vastuunjakojen selkeyttämisessä, mutta käytännön työssä kirjanpitäjät turvautuivat pääasiassa omiin tarkempiin Excel-versioihin. Uudelta järjestelmältä odotettiin selkeyttä, visuaalisuutta, helppokäyttöisyyttä, reaaliaikaista seurantaa sekä toimintoja, jotka tukevat työnjakoa, tuurausta ja kokonaisuuden hallintaa. Käyttöönottoon liittyi myös varauksia, erityisesti teknisiin ongelmiin ja uuden opetteluun liittyen. Opinnäytetyön lopputuloksena laadittiin selkeä ja rakenteeltaan uudistettu sähköinen muistilista, joka tukee kuukauden katkon prosessin sujuvuutta ja mahdollistaa tehtävien systemaattisen seurannan uudessa järjestelmässä. Toimeksiantaja ottaa uuden muistilistan käyttöön sähköisessä järjestelmässä marraskuussa 2025. Työ osoitti, että työtehtävien hallinnan selkeyttäminen ja yhtenäistäminen parantaa kuukauden katkon hallittavuutta, vähentää päällekkäistä työtä ja lisää työntekijöiden kokemaa varmuutta ja tehokkuutta. Lisäksi työ toi esiin, että parhaat kehitysratkaisut syntyvät, kun käytännön kokemukset ja kehittämistyö yhdistetään tiiviissä yhteistyössä yrityksen kanssa.

The aim of this thesis was to develop the management of the assignment company's accounting for a month's closing and to create a clearer, more consistent and digitally suited checklist. The contractor for the work is a private company providing planning and consulting services. The work started when the company was implementing a new cloud-based system, which created the need to update and clarify the checklist of work tasks. The background was also influenced by practical observations that the current Excel-based checklist was perceived as confusing and accountants relied on their own personal checklists alongside it. The theory section of the thesis focused on the examination of the key aspects of accounting, such as current accounting, general ledger accounting, internal control and the principles of the tasks of the period closing. In addition to this, the work utilised the theory of digitalisation in financial management, which shows how electronic systems, automation and process standardisation can make accounting more efficient, especially for large companies. The work was carried out as a functional thesis and the material was collected through themed interviews, which examined the accountants’ experiences of the current situation as well as their needs and expectations for the new system. The interview material was analysed by means of theming and typifying in order to bring out the different perspectives, practices and attitudes of the accountants. The results showed that a common checklist was found useful, especially when it comes to clarifying responsibilities, but in practical work the accountants relied mainly on their own more accurate Excel versions. The new system was expected to provide clarity, visualisation, ease of use, real-time monitoring, and functions that support division of labour, substitution of workers as well as overall management. Some interviewees expressed reservations about the introduction of the system, especially in relation to technical problems and the initial learning process. The final result of the thesis was a clear and structurally revised electronic checklist, which supports the smoothness of the monthly closing process and enables systematic monitoring of tasks in the new system. The company will start using the new checklist in the electronic system in November 2025. The work showed that clarifying and unifying the management of work tasks improves the manageability of the one-month closing, reduces duplication of work, and increases the certainty and efficiency experienced by employees. In addition, the work highlighted that the best development solutions are created when practical experiences and development are combined in close cooperation with the company.