Löneadministration - en praktisk handbok: en undersökning om korrigering och arkivering av löner

Abstract

Det här examensarbetet behandlar löneräkning i Finland och undersöker hur löner byggs upp, fastställs och påverkas av lagstiftning. Löner berör alla löntagare, men det kan vara väldigt invecklat för den som inte är insatt.

Syftet med arbetet var att ta reda på vilka lagar som styr löneräkningen, vad som ingår i en lönespecifikation, klargöra skillnaden mellan lön och arbetsersättning samt undersöka hur eventuella löneberäkningsfel korrigeras och hur lönedokument arkiveras.

Undersökningen genomfördes med den kvalitativa metoden genom att intervjua två av löneräknarna och ett frågeformulär med öppna frågor till två löneräknare.

Resultatet är att löneräkningen styrs främst av Arbetsavtalslagen, Arbetstidslagen, Semesterlagen och Bokföringslagen i Finland, en lönespecifikation innehåller bland annat grundlön, tillägg, olika avdrag samt nettolön, skillnaden mellan lön och arbetsersättning beror på arbetets utförande och arbetsförhållandet mellan parterna och inte arbetsavtalets innehåll.

Löneberäkningsfel orsakas oftast av den mänskliga faktorn och upptäcks för det mesta av löntagaren själv. Korrigeringen sker antingen genast eller vid följande löneutbetalning och uppgifterna uppdateras i Inkomstregistret.

Arkiveringen av lönedokument sker både fysiskt och digitalt. De sparas enligt lag men fanns variationer med allt från sex år och upp till 20 år.

Tämä opinnäytetyö käsittelee palkkalaskentaa Suomessa ja tutkii, miten palkat muodostavat, määräytyvät ja miten lainsäädäntö vaikuttaa niihin. Palkat koskettavat kaikkia palkansaajia, mutta ne voivat olla hyvin monimutkaisia henkilölle, jotka eivät ole perehtyneet asiaan.

Työn tavoitteena oli selvittää, mitkä lait ohjaavat palkkalaskentaa, mitä palkkalaskelmassa on mukana, selventää ero palkan ja työsuorituksen korvauksen välillä sekä tutkia, miten mahdolliset palkkalaskentavirheet korjataan ja miten palkkadokumentit arkistoidaan.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella menetelmällä haastattelemalla kahta palkkalaskijaa sekä käyttämällä kyselylomaketta, jossa oli avoimia kysymyksiä kahdelle palkkalaskijalle.

Tulosten mukaan palkkalaskentaa ohjaavat pääasiassa Työsopimuslaki, Työaikalaki, Vuosilomalaki ja Kirjanpitolaki Suomessa. Palkkalaskelma sisältää muun muassa peruspalkan, lisät, erilaiset vähennykset sekä nettotulon. Palkan ja työsuorituksen korvauksen ero riippuu työn suorittamisesta ja osapuolten työsuhteesta, ei työsopimuksen sisällöstä.

Palkkalaskentavirheet johtuvat useimmiten inhimillisestä tekijästä ja ne havaitaan yleensä työntekijän itsensä toimesta. Virheet korjataan joko heti tai seuraavan palkanmaksun yhteydessä, ja tiedot päivitetään Tulosrekisteriin.

Palkkadokumenttien arkistointi tapahtuu sekä fyysisesti että digitaalisesti. Ne säilytetään lain mukaisesti, mutta säilytysajat vaihtelevat kuudesta vuodesta jopa kahteenkymmeneen vuoteen.

This thesis addresses payroll in Finland and examines how salaries are structured, determined and influenced by legislation. Salaries affect all employees, but they can be very complex for those who are not familiar with the subject.

The purpose of this study was to identify which laws control payroll, what is included in a pay statement, clarify the difference between salary and compensation for work, and investigate how potential payroll errors are corrected and how payroll documents are archived.

The study was conducted using a qualitative methodology by interviewing two payroll administrators and administering a questionnaire with open-ended questions to two payroll administrators.

The results show that payroll is primarily controlled by Työsopimuslaki, Työaikalaki, Vuosilomalaki and Kirjanpitolaki in Finland. A pay statement includes, among other things, base salary, allowances, various deductions, and net pay. The difference between salary and compensation for work depends on the nature of the work and the employment relationship between the parties, not the content of the employment contract.

Payroll errors are most often caused by human factors and are usually detected by the employees themselves. Corrections are made either immediately or during the next payroll cycle, and the information is updated in the Income Register.

Payroll documents are archived both physically and digitally. They are retained according to the law, though retention periods vary from six years up to twenty years.