Riskhantering och den ekonomiansvariges roll i ideella föreningar: en kvalitativ undersökning

Abstract

Detta examensarbete studerar den ekonomiansvariges roll i ideella föreningar, med särskilt fokus på hur ekonomiska risker hanteras och förebyggs. Ideella föreningars styrelser är gemensamt ansvariga för föreningens ekonomi, men ofta tilldelas en person rollen som ekonomiansvarig för att sköta det praktiska ekonomiarbetet. I och med att arbetet sker på frivillig basis med begränsade resurser finns det många faktorer som kan påverka säkerheten i arbetssätt och rutiner.

Syftet med studien var att skapa en fördjupad förståelse för vilka kompetenser och erfarenheter som är centrala i rollen som ekonomiansvarig, samt hur föreningar arbetar med att hantera ekonomiska risker. Slutprodukten kan fungera som praktiskt stöd för ekonomiansvariga och föreningars styrelser.

Teoridelen består av grunderna inom föreningsverksamhet samt relevant lagstiftning, föreningsstruktur, ekonomistyrning samt riskhantering och intern kontroll.

I denna studie tillämpades en kvalitativ metod. Semistrukturerade intervjuer genomfördes med tre kassörer och två ordföranden i tre olika föreningar i Österbotten, Finland. Materialet analyserades tematiskt och relaterades till tidigare forskning och teser om föreningsarbete och riskhantering.

Resultatet visar att samtliga ekonomiansvariga har utbildning och erfarenhet inom ekonomi, vilket skapar trygghet i uppdraget. Introduktionen sker ofta informellt och rutiner är begränsade, både i äldre och yngre föreningar. Ekonomiska risker som framkom var bristande dokumentation, tidsbrist, osäkerhet kring evenemangsintäkter, otydlig ansvarsfördelning vid hanteringen av ekonomin vid evenemang, sårbarhet för yngre föreningar med lågt kapital samt krav på teknisk kompetens. Analysen visar att samarbete, tydlig ansvarsfördelning och systematisk dokumentation är avgörande för att säkerställa kontinuitet i ekonomiarbetet. Praktiska utvecklingsförslag omfattar formalisering av introduktion, vicekassör eller ekonomigrupp, digital arkivering, incitament för rekrytering samt vikten av öppen kommunikation och stöd inom styrelsen. Förslagen syftar till att stärka föreningens ekonomiska hållbarhet och trygghet för ekonomiansvariga.

Tämä opinnäytetyö tarkastelee talousvastaavan roolia aatteellisissa yhdistyksissä, erityisesti keskittyen taloudellisten riskien hallintaan ja ennaltaehkäisyyn. Yhdistyksen hallitus vastaa yhteisesti yhdistyksen taloudesta, mutta käytännön taloushallintoa varten nimetään usein yksi henkilö talousvastaavaksi. Koska toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen ja rajallisiin resursseihin, monet tekijät voivat vaikuttaa työskentelytapojen ja käytäntöjen turvallisuuteen.

Tutkimuksen tavoitteena oli syventää ymmärrystä niistä osaamisista ja kokemuksista, jotka ovat keskeisiä talousvastaavan tehtävässä, sekä siitä, miten yhdistykset käytännössä hallitsevat taloudellisia riskejä. Työn lopputuotos voi toimia käytännön tukena talousvastaaville ja yhdistysten hallituksille.

Teoreettinen viitekehys koostuu yhdistystoiminnan perusteista ja sitä koskevasta lainsäädännöstä, yhdistyksen rakenteesta, talousohjauksesta sekä riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan periaatteista.

Tutkimuksessa sovellettiin kvalitatiivista menetelmää. Puolistrukturoituja haastatteluita pidettiin kolmen Pohjanmaalaisen yhdistyksen kanssa. Yhteensä kolmen rahastonhoitajan sekä kahden puheenjohtajan kanssa. Aineisto analysoitiin temaattisesti, ja tuloksia verrattiin aiempaan tutkimukseen ja teorioihin yhdistystoiminnasta ja riskienhallinnasta.

Tulokset osoittavat, että kaikilla talousvastaavilla oli taloushallinnon koulutusta ja kokemusta, mikä luo varmuutta tehtävän hoitamiseen. Perehdytys tapahtuu usein epämuodollisesti, ja kirjallisia käytäntöjä on rajallisesti sekä vanhemmissa että nuoremmissa yhdistyksissä. Tunnistetut taloudelliset riskit liittyivät puutteelliseen dokumentointiin, ajanpuutteeseen, epävarmuuteen tapahtumien tuotoista, epäselvään vastuunjakoon tapahtumien taloudenhoidossa, matalaan pääomaan erityisesti nuorissa yhdistyksissä sekä teknisen osaamisen vaatimuksiin. Analyysi osoittaa, että yhteistyö, selkeä vastuunjako ja systemaattinen dokumentointi ovat keskeisiä taloushallinnon jatkuvuuden varmistamisessa.

Käytännön kehittämisehdotukset sisältävät perehdytyksen formalisoimisen, vararahastonhoitajan tai taloustiimin perustamisen, digitaalisen arkistoinnin, rekrytointikannustimien kehittämisen sekä avoimen viestinnän ja keskinäisen tuen vahvistamisen hallituksessa. Ehdotusten tavoitteena on vahvistaa yhdistyksen taloudellista kestävyyttä ja lisätä talousvastaavien turvallisuutta ja varmuutta tehtävässään.

This thesis examines the role of the finance officer in non-profit organizations, with focus on how financial risks are managed and prevented. Since the work is carried out on a voluntary basis and with limited resources, several factors may affect the reliability and security of financial practices and routines.

The purpose of the study was to deepen the understanding of which competencies and experiences are essential in the role of a finance officer, and how non-profit organizations work to manage financial risks. The final outcome is intended to serve as practical support for finance officers and organizational boards.

The theoretical framework covers the fundamentals of organizational operations and relevant legislation, as well as organizational structure, financial management, risk management, and internal control.

A qualitative research method was applied. Semi-structured interviews were conducted with three treasurers and two chairpersons representing three non-profit organizations in Ostrobothnia, Finland. The material was analyzed thematically and compared with previous research and theories related to organizational work and risk management.

The results show that all finance officers possess education and experience in economics, which provides confidence in carrying out their tasks. Induction practices are often informal, and formal routines are limited in both older and younger organizations. The identified financial risks included inadequate documentation, lack of time, uncertainty regarding event revenues, unclear division of responsibilities in financial management during events, vulnerability among younger organizations with low capital, and demands for technical competence. The analysis indicates that collaboration, a clear allocation of responsibilities, and systematic documentation are crucial for ensuring continuity in financial administration.

The practical development proposals include formalized induction procedures, the establishment of a deputy treasurer or financial team, digital archiving, recruitment incentives, and the promotion of open communication and mutual support within the board. These proposals aim to strengthen the organization’s financial sustainability and enhance the sense of security and confidence among finance officers.